Za preverko KYB ni postavljenega roka. KYB, kratica za Know Your Business, je preverka, s katero banka ali zavarovalnica ugotovi, kdo je za vašim podjetjem in ali je to podjetje tisto, za katerega pravi, da je. Čas trajanja ni odvisen od zakona ali uredbe, temveč od tega, kako popoln je vaš dossier v trenutku, ko ga dostavite, in od notranjih postopkov institucije, ki izvaja preverko.
V praksi običajno vidite obdobje od nekaj dni do nekaj tednov. Institucije s preprosto strukturo in sodobnimi dokumenti so pogosto hitrejše od podjetij z več delničarjev, tujo matično strukturo ali vmesnimi holdingami. Tam, kjer se proces upočasni, je skoraj vedno enako: izpis, ki je pravkar potečel, izjava UBO, ki ne ujema Registra poslovanja, ali vprašanje, ki se pojavi šele pozno v procesu.
Kateri koraki določajo čas trajanja
Preverka KYB je običajno sestavljena iz več zaporednih korakov. Najprej institucija zahteva osnovne podatke: izpis iz Registra poslovanja, statut, diagram upravljanja lastnine. Nato sledi test UBO, s katerim se ugotovi, kdo so končni upravičenci, tako imenovani UBO-ji (Ultimate Beneficial Owners), in ali je njihova istovetnost ugotovljena. Nato institucija te podatke preveri glede na svoje kriterije tveganja, šele po tej preverki pa sledi odločitev. Vsak korak traja čas, in nepopolna dostava v prvem koraku se odraža v vseh naslednjih korakih.
Čas trajanja vsakega koraka se razlikuje med bankami in zavarovalnicami. Nekatere institucije delujejo s portalom, na katerem lahko spremljate stanje, druge vas obvestijo šele, če kaj manjka. Če želite jasno sliko o tem, kaj se točno zahteva in zakaj, je koristno, da vnaprej veste, kateri pojmi se pojavljajo v takšni zahtevi; v bazi znanja po temah je to pojasnjeno, preden se lotite dela.
Kje se v praksi ustavlja
Najpogostejše zamude ne nastanejo zaradi same preverke, temveč zaradi dokumentov, ki niso več veljavni. Izpis iz Registra poslovanja je čez nekaj mesecev že zastarel, diagram upravljanja se ne posodobi po prenosu delnic, in osebni dokument UBO je medtem potečel. Institucije ponovno vprašajo, in to naslednje vprašanje običajno vzame več časa kot prva zahteva, ker ni bila v vaši agenди.
Drugi vzrok zamud je neusklajenost med tem, kar je v Registru poslovanja, in tem, kar institucija že ve, na primer iz prejšnjih preverк. Pri čezmejnih strukturah je problem v tem, da tuji registri ne ponujajo vedno enakih podatkov ali enake sveže kot slovenski Register poslovanja, zato institucija zahteva dodatne dokaze.
Periodični pregled, ne enkratni ukrep
Preverka KYB je običajno ne enkratni dogodek. Banke in zavarovalnice ponovijo test periodično, pogostost pa je odvisna od profila tveganja, ki ga pripišejo vašemu podjetju. To pomeni, da se ista vprašanja po preteku časa pojavijo znova, pogosto s prošnjo za bolj sveže dokumente. Kdor zbira svoje dokumente posebej za vsako zahtevo, začne vsakič znova od začetka; kdor vzdržuje obstoječi dossier, mora le preveriti, kaj je poteklo.
Kaj lahko sami storite, da omejite zamude
Najpomembnejši dejavnik, ki ga imate sami v rokah, je, ali so vaši dokumenti v trenutku spraševanja že ažurni. To ne pomeni, da morate vse nenehno posodabljati, vendar morate vedeti, kateri dokument kdaj poteče in kdo je v vašem podjetju za to odgovoren. Za občutljive dokumente, kot so osebni dokumenti in podatki o delničarjih, je prav tako pomembno vedeti, kako se takšni podatki varujejo in delijo; na strani o kako se podatki in dokumenti varnostno zaščitijo je to pojasnjeno.
To, ali zahteva KYB vaše banke ali zavarovalnice od vašega podjetja zahteva veliko ali malo priprave, se razlikuje glede na situacijo. Z nekaj vprašanji dobite nakazalo preko prepoznavnega preverjanja petih vprašanj, na strani, ki pojasnjuje od koder izvirajo podatki v verižnem dosjeju pa vidite, kako je takšen dosje sestavljen. Za lastno situacijo in za vprašanja o tem, kaj točno zahteva določena institucija, je priporočljivo, da se obrnete na banko ali zavarovalnico samo, ali na svetovalca, ki pozna natančen postopek.
Želite si najprej splošno sliko, preden začnete zbirati dokumente? Opravite brezplačno hitro preverjanje ali preberite teme, ki so za vaš sektor relevantne; to traja nekaj minut in takoj daje nakazalo, kje se nahajate.