KYB-tarkastukselle ei ole kirjoitettu kiinteää määräaikaa. KYB on lyhenne sanoista Know Your Business, ja se on tarkastus, jolla pankki tai vakuutusyhtiö varmistaa, kuka yrityksenne takana on ja onko yritys se, kuka se sanoo olevansa. Läpimenoaika ei riipu laista tai asetuksesta, vaan siitä, kuinka täydellinen asiakirjastanne on sen toimittamisen yhteydessä, ja siitä, miten tarkastuksen tekevän laitoksen sisäiset menettelyt toimivat.
Käytännössä näette yleensä muutaman päivän ja muutaman viikon välistä ajanjaksoa. Laitokset, joilla on yksinkertainen rakenne ja ajantasaiset asiakirjat, ovat usein valmiita nopeammin kuin yritykset, joilla on useita osakkaita, ulkomaalainen emoyhtiö tai väliyhtiöitä. Lähes aina sama seikka hidastaa prosessia: juuri vanhentuneet uutteet, UBO-ilmoitus, joka ei vastaa kaupparekisteriin, tai kysymys, joka tulee esille vasta myöhään prosessissa.
Mitkä vaiheet määrittävät läpimenoajan
KYB-tarkastus koostuu yleensä useista peräkkäisistä vaiheista. Ensin laitos pyytää perustietoja: KvK-uutteen, säännöt ja omistussuhteiden organisaatiokaavion. Seuraavaksi tehdään UBO-testaus, jossa selvitetään, ketkä ovat lopullisia edunsaajia, niin sanottuja UBO:ita (Ultimate Beneficial Owners), ja onko heidän henkilöllisyys vahvistettu. Tämän jälkeen laitos testaa nämä tiedot omien riskinäkökulmien mukaan, ja vasta tämän testin jälkeen tehdään päätös. Jokainen vaihe vie aikaa, ja epätäydellinen toimittaminen vaiheessa yksi vaikuttaa kaikkiin seuraaviin vaiheisiin.
Kuinka kauan kukin vaihe kestää, vaihtelee pankin ja vakuutusyhtiön välillä. Jotkut laitokset käyttävät portaalia, jossa voit seurata tilaa, toiset ilmoittavat asiasta vain, jos jotain puuttuu. Jotta saisit oikean kuvan siitä, mitä tarkalleen pyydetään ja miksi, on hyödyllistä tietää etukäteen, mitkä käsitteet esiintyvät tällaisessa hakemuksessa; aihekohtaisessa tietovarastossa se on selitetty ennen kuin aloitat.
Missä prosessi käytännössä jumiutuu
Yleisin viivästyminen ei aiheudu tarkastuksesta itsestään, vaan asiakirjoista, jotka eivät ole enää ajantasaisia. KvK-uute on jo muutaman kuukauden jälkeen vanhentunut, organisaatiokaavio ei päivity osakkuuden vaihdoksen jälkeen, ja UBO:n henkilöllisyystodistus on vanhentunut. Laitokset kysyvät uudelleen, ja tämä seuraava kysymys kestää usein kauemmin kuin alkuperäinen hakemus, koska se ei ollut aikataulussasi.
Toinen viivästytyslähde on ristiriita sen välillä, mitä kaupparekisterissä on ja mitä laitos itse jo tietää, esimerkiksi aiemmista tarkastuksista. Rajojen yli ulottuvissa rakenteissa siihen lisätään, että ulkomaiset rekisterit eivät aina tarjoa samoja tietoja tai samaa ajantasaisuutta kuin Alankomaiden kaupparekisteri, joten laitos pyytää täydentävää todistusta.
Määräaikainen uudelleenarviointi, ei kertaluontoinen toiminto
KYB-tarkastus ei ole yleensä kertaluonteinen tapahtuma. Pankit ja vakuutusyhtiöt toistavat testin määräajoin, ja tiheys riippuu siitä riskiprofiilista, jonka he antavat yrityksellenne. Se tarkoittaa, että samat kysymykset palautuvat ajan kuluessa, usein pyydettäessä uudempia asiakirjoja. Joka toimitukselta noutavilla henkilöillä alkaa prosessi joka kerta alusta; ne, jotka ylläpitävät kiinteää asiakirjaa, joutuvat vain tarkistamaan, mikä on vanhentunut.
Mitä voit itse tehdä viivästysten rajoittamiseksi
Tärkein tekijä, jonka voit itse hallita, on se, ovatko asiakirjasi ajan tasalla kysymyshetkellä. Se ei tarkoita, että sinun täytyy jatkuvasti päivittää kaikkea, vaan että tiedät, mikä asiakirja milloin raukeaa ja kuka yrityksessäsi on siitä vastuussa. Arkaluontoisten asiakirjojen, kuten henkilöllisyystodistusten ja osakkaiden tietojen, osalta on myös tärkeää tietää, miten tällaisia tietoja säilytetään ja jaetaan; sivulla, joka käsittelee miten tietoja ja asiakirjoja suojataan asiaa selitetään.
Se, vaatiko pankkisi tai vakuutusyhtiösi tekemä KYB-kysymys yritykseltäsi paljon vai vähän valmistelua, riippuu tilanteesta. Muutaman kysymyksen avulla saat indikaation viiden kysymyksen tunnistamissekinkautta, ja sivulla, joka selittää mistä ketjun tiedoston tiedot tulevat näet, miten tällainen tiedosto on rakennettu. Omasta tilanteestasi ja siitä, mitä tietty laitos tarkalleen ottaen vaatii, on silti suositeltavaa ottaa yhteyttä pankkiin tai vakuutusyhtiöön itseensä tai neuvonantajaan, joka tuntee tarkan menettelyyn.
Haluatko ensin yleiskuvan ennen asiakirjojen keräämistä? Tee ilmainen pika-analyysi tai lue aiheet, jotka ovat relevantteja alallesi; se vie muutaman minuutin ja antaa heti indikaation siitä, missä olet.