Nikde nie je stanovená pevná lehota pre KYB overenie. KYB, skratka pre Know Your Business, je overenie, ktorým banka alebo poisťovňa zisťuje, kto stojí za vaším podnikom a či je ten podnik tým, čím sa tvári. Doba trvania nezávisí od zákona alebo nariadenia, ale od toho, ako úplný je váš spis v čase jeho podania a od interných postupov inštitúcie, ktorá overenie vykonáva.
V praxi obvykle vidíte obdobie od niekoľkých dní do niekoľkých týždňov. Inštitúcie s jednoduchou štruktúrou a aktuálnymi dokladmi sú často rýchlejšie ako podniky s viacerými akcionármi, zahraničnou materskej štruktúrou alebo medziholdingy. Tam, kde sa proces spomaľuje, je to takmer vždy to isté: výpis, ktorý práve vypršal, UBO vyhlásenie, ktoré sa nezhoduje s registrom obchodu, alebo otázka, ktorá sa objaví neskoro v procese.
Ktoré kroky určujú dobu trvania
KYB overenie zvyčajne pozostáva z niekoľkých po sebe nasledujúcich krokov. Najprv si inštitúcia vyžiada základné údaje: výpis z KvK, články spoločnosti, diagram vlastníckej štruktúry. Potom nasleduje UBO test, kde sa zisťuje, kto sú konečnými vlastníkmi, tzv. UBO (Ultimate Beneficial Owners), a či bola ich identita zistená. Subsequently inštitúcia overuje tieto údaje podľa svojich kritérií rizikovosti a až po tomto overení nasleduje rozhodnutie. Každý krok si vyžaduje čas a neúplné podanie v prvom kroku sa premieta do všetkých nasledujúcich krokov.
Koľko času každý krok trvá, sa líši podľa banky a podľa poisťovne. Niektoré inštitúcie pracujú s portálom, kde si môžete sledovať stav, iné vás informujú len vtedy, keď niečo chýba. Aby ste mali jasný obraz o tom, čo sa presne pýta a prečo, je vhodné vopred vedieť, ktoré pojmy sa v takej žiadosti vyskytujú; v znalostnej základni podľa témy uvádza sa to vopred, než začnete.
Kde sa to v praxi zasekáva
Najbežnejšie oneskorenie nevzniká samotnou kontrolou, ale dokumentmi, ktoré už nie sú správne. Výpis z Obchodného registra je po niekoľkých mesiacoch už zastarané, organizačná schéma sa neaktualizuje po prevode akcií a doklad totožnosti osoby s podstatným vplyvom je zatiaľ vypršaný. Inštitúcie potom opätovne vypytujú, a táto nasledujúca otázka často vyžaduje viac času ako pôvodná žiadosť, pretože nie je v reláciách v Obchodnom registri zaradená.
Druhou príčinou oneskorenia je nezladenosť medzi tým, čo stojí v Obchodnom registri, a tým, čo inštitúcia sama už vie, napríklad z predchádzajúcich kontrol. Pri cezhraničných štruktúrach sa k tomu pridáva aj to, že zahraniční registri neposkytujú vždy rovnaké údaje alebo rovnakú aktuálnosť ako holandský Obchodný register, čo vedie inštitúciu k požiadavke na doplňujúce dôkazy.
Periodické prehodnocovanie, nie jednorázová akcia
KYB kontrola je zvyčajne nie jednorázová udalosť. Banky a poisťovne opakujú test periodicky a frekvencia závisí od profilu rizika, ktorý prisudzujú vašej spoločnosti. To znamená, že rovnaké otázky sa po čase vrátia, často s požiadavkou na nedávnejšie doklady. Kto si dokumenty zbiera jednotlivo za každú žiadosť, začína zakaždým od začiatku; kto si udržiava trvalý dossier, musí len skontrolovať, čo expiruje.
Čo môžete sami urobiť, aby ste znížili oneskorenie
Najdôležitejším faktorom, ktorý máte sami v rukách, je to, či sú vaše dokumenty v čase otázky už aktuálne. To neznamená, že musíte všetko neustále aktualizovať, ale že viete, ktorý dokument kedy vypršiava a kto vo vašej spoločnosti za to zodpovedá. Pri citlivých dokumentoch, ako sú doklady totožnosti a informácie o akcionároch, je relevantné vedieť aj to, ako sa takéto údaje uchovávajú a zdieľajú; na stránke o ako sa údaje a dokumenty zabezpečujú je to vysvetlené.
To, či vám otázka KYB od vašej banky alebo poisťovne vyžaduje veľa alebo málo prípravy, sa líši v závislosti od situácie. S pár otázkami získate indikáciu prostredníctvom overovacieho testu piatich otázok, a na stránke, ktorá vysvetľuje odkiaľ pochádzajú informácie v reťazovom spise , vidíte, ako je takýto spis zložený. Pre vašu konkrétnu situáciu a otázky týkajúce sa toho, čo presne určitá inštitúcia vyžaduje, stále platí, že je vhodné skontaktovať sa s bankou alebo poisťovňou samotnou, alebo s poradcom, ktorý pozná presnú procedúru.
Chcete si najprv urobiť všeobecný obraz predtým, ako začnete zbierať dokumenty? Urobte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo si prečítajte témy, ktoré sú relevantné pre vašu oblasť; to trvá pár minút a dá vám okamžitú indikáciu toho, kde sa nachádzate.