Nigdzie nie ma ustalonego terminu weryfikacji KYB. KYB, skrót od Know Your Business, to weryfikacja, za pomocą której spółdzielnia kredytowa lub towarzystwo ubezpieczeń sprawdza, kto stoi za Twoją działalnością i czy ta działalność jest taka, jak mówi. Czas trwania nie zależy od ustawy ani rozporządzenia, ale od tego, jak kompletny jest Twój dossier w momencie jego dostarczenia i od wewnętrznych procedur instytucji przeprowadzającej weryfikację.
W praktyce zwykle widać okres od kilku dni do kilku tygodni. Instytucje o prostej strukturze i aktualnych dokumentach są zwykle szybsze niż przedsiębiorstwa z wieloma akcjonariuszami, zagraniczną strukturą macierzystą lub holding pośredniczący. Tam, gdzie proces zwalnia, jest prawie zawsze to samo: wypis, który właśnie wygasł, zeznanie UBO, które nie zgadza się z Rejestrem Handlowców, lub pytanie, które pojawia się dopiero późno w procesie.
Które kroki określają czas trwania
Weryfikacja KYB zwykle składa się z kilku kolejnych kroków. Najpierw instytucja pyta o dane podstawowe: wypis z KRS, umowę, schemat struktury właścicielskiej. Następnie przeprowadza się test UBO, w którym ustala się, kim są ostateczni beneficjenci, tzw. UBO (Ultimate Beneficial Owners), i czy ustalona jest ich tożsamość. Następnie instytucja weryfikuje te dane względem własnych kryteriów ryzyka, a dopiero po tej weryfikacji następuje decyzja. Każdy krok zajmuje czas, a niepełne dostarczenie w kroku pierwszym ma wpływ na wszystkie kroki później.
Ile czasu zajmuje każdy krok, różni się w zależności od spółdzielni kredytowej i towarzystwa ubezpieczeń. Niektóre instytucje działają z portalem, na którym można śledzić status, inne powiadamiają dopiero wtedy, gdy brakuje czegoś. Aby mieć jasny obraz tego, co dokładnie się prosi i dlaczego, warto z wyprzedzeniem wiedzieć, jakie pojęcia pojawiają się w takiej prośbie; w bazie wiedzy według tematu jest to wyjaśnione zanim zaczniesz pracować.
Gdzie to w praktyce się zatrzymuje
Najczęstsza przyczyna opóźnienia nie wynika z samej weryfikacji, ale z dokumentów, które już się nie zgadzają. Wypis z KRS staje się nieaktualny już po kilku miesiącach, schemat struktury właścicielskiej nie jest aktualizowany po transferze akcji, a dowód tożsamości UBO wygasł. Instytucje pytają ponownie, a ta dodatkowa prośba zwykle zajmuje więcej czasu niż pierwsza, bo nie miałeś jej w planie.
Drugą przyczyną opóźnienia jest niezgodność między tym, co znajduje się w Rejestrze Handlowców, a tym, co już wie instytucja, na przykład z wcześniejszych weryfikacji. W strukturach transgranicznych dochodzi jeszcze do tego, że zagraniczne rejestry nie zawsze dostarczają tych samych danych lub aktualności co polski Rejestr Handlowców, w wyniku czego instytucja prosi o dodatkowy dowód.
Przegląd okresowy, a nie działanie jednorazowe
Weryfikacja KYB zwykle nie jest zdarzeniem jednorazowym. Spółdzielnie kredytowe i towarzystwa ubezpieczeń powtarzają test okresowo, a częstość zależy od profilu ryzyka, który przypisują Twojej działalności. Oznacza to, że te same pytania pojawiają się ponownie po upływie czasu, często z prośbą o nowsze dokumenty. Ktoś, kto zbiera dokumenty indywidualnie dla każdej prośby, zaczyna wtedy od nowa; ktoś, kto utrzymuje stałe dossier, musi tylko sprawdzić, co wygasło.
Co sam możesz zrobić, aby ograniczyć opóźnienia
Najważniejszym czynnikiem, który sam Pan/Pani kontroluje, jest to, czy Pana/Pani dokumenty są aktualne w momencie zadawania pytań. Nie oznacza to, że musi Pan/Pani wszystko stale aktualizować, ale oznacza, że wie Pan/Pani, który dokument kiedy wygasa i kto w Pana/Pani przedsiębiorstwie za to odpowiada. W przypadku wrażliwych dokumentów, takich jak dowody tożsamości i informacje o udziałowcach, ważne jest również wiedzieć, jak takie dane są przechowywane i udostępniane; na stronie na temat jak dane i dokumenty są zabezpieczane wyjaśniono to.
To, czy pytanie KYB od Pana/Pani banku lub ubezpieczyciela wymaga dla Pana/Pani przedsiębiorstwa dużo czy mało przygotowań, zależy od sytuacji. Za pomocą kilku pytań otrzyma Pan/Pani wskazanie za pośrednictwem sprawdzenia rozpoznawczego pięciu pytań, a na stronie wyjaśniającej skąd informacje w dossier łańcucha pochodzą widać, jak takie dossier jest zbudowane. Dla Pana/Pani własnej sytuacji i pytań dotyczących tego, co konkretnie wymaga dana instytucja, zaleca się skontaktować z bankiem lub ubezpieczycielem, lub z doradcą znającym dokładną procedurę.
Czy chce Pan/Pani najpierw ogólny obraz, zanim zacznie Pan/Pani zbierać dokumenty? Wykonaj bezpłatny szybki przegląd lub przeczytaj tematy, które są istotne dla Pana/Pani sektora; to zajmie kilka minut i da natychmiast wskazanie, gdzie Pan/Pani stoi.