Nikde není stanovena pevná lhůta pro KYB kontrolu. KYB, zkratka pro Know Your Business, je kontrola, kterou banka nebo pojišťovna provádí, aby zjistila, kdo za vaším podnikem stojí a zda je podnik tím, za co se vydává. Doba trvání nezávisí na zákoně nebo nařízení, ale na tom, jak úplný je váš spis v okamžiku jeho předložení a na interních postupech instituce, která kontrolu provádí.
V praxi obvykle vidíte období od několika dní do několika týdnů. Instituce s jednoduchou strukturou a aktuálními dokumenty jsou často hotovy rychleji než podniky s více akcionáři, zahraniční mateřskou strukturou nebo meziholdingy. Místo, kde se proces zpomaluje, je téměř vždy stejné: výpis který právě vypršel, UBO prohlášení, které neodpovídá obchodnímu rejstříku, nebo otázka, která se objeví až později v procesu.
Které kroky určují dobu trvání
KYB kontrola se obvykle skládá z několika na sebe navazujících kroků. Nejdřív instituce požaduje základní údaje: výpis z obchodního rejstříku, stanovy, organigram řízení. Poté následuje UBO test, při kterém se zjišťuje, kdo jsou konečnými vlastníky, tzv. UBO (Ultimate Beneficial Owners), a zda byla jejich totožnost zjištěna. Následně instituce tyto údaje ověří podle svých kritérií rizika a až po tomto ověření vydá rozhodnutí. Každý krok zabere čas a neúplné předložení v prvním kroku se projevuje ve všech následujících krocích.
Doba, kterou každý krok zabere, se liší podle banky a pojišťovny. Některé instituce pracují s portálem, kde můžete sledovat stav, jiné vám dají vědět pouze pokud něco chybí. Abychom měli dobrou představu o tom, co přesně se požaduje a proč, je užitečné předem vědět, jaké pojmy se v takto žádosti objevují; v znalostní bázi podle tématu je to vysvětleno, než si začnete.
Kde se to v praxi zasekává
Nejčastější zpoždění nevzniká samotnou kontrolou, ale dokumenty, které již nejsou správné. Výpis z obchodního rejstříku je po několika měsících již zastaralý, organigram se neaktualizuje po převodu akcií a průkaz totožnosti UBO již vypršel. Instituce pak znovu požadují, a tato dodatečná otázka obvykle trvá déle než první žádost, protože nebyla v plánu.
Druhým zdrojem zpoždění je nesoulad mezi tím, co je v obchodním rejstříku, a tím, co instituce již sama ví, například z předchozích kontrol. U přeshraniční struktury k tomu přistupuje, že zahraniční rejstříky ne vždy nabízejí stejné údaje nebo stejnou aktuálnost jako český obchodní rejstřík, což instituce vede k tomu, aby požadala dodatečný důkaz.
Periodické přehodnocení, nikoli jednorázová akce
KYB kontrola je obvykle nikoli jednorázová událost. Banky a pojišťovny opakují test periodicky a frekvence závisí na rizikovém profilu, který vaší společnosti přisuzují. To znamená, že stejné otázky se po čase vracejí, často s žádostí o novější dokumenty. Kdo si dokumenty shromažďuje zvlášť pro každou žádost, pokaždé začíná od nuly; kdo si udržuje pevný spis, musí pouze zkontrolovat, co vypršelo.
Co můžete sami udělat, abyste omezili zpoždění
Nejdůležitějším faktorem, který máte sami pod kontrolou, je to, zda jsou vaše dokumenty v okamžiku dotazování již aktuální. To neznamená, že musíte neustále aktualizovat vše, ale znamená to, že víte, které dokumenty kdy skončí a kdo je v rámci vaší společnosti za to odpovědný. U citlivých dokumentů, jako jsou průkazy totožnosti a informace o akcionářích, je také důležité vědět, jak se taková data uchovávají a sdílují; na stránce o bezpečnosti dat a dokumentů je to vysvětleno.
Zda KYB dotaz od vaší banky nebo pojišťovny vyžaduje pro vaši společnost hodně či málo přípravy, se liší podle situace. Pomocí několika otázek získáte údaj prostřednictvím identifikačního dotazníku pěti otázek, a na stránce, která vysvětluje kde pocházejí informace v řetězovém spisu , uvidíte, jak je takový spis složen. Pro vaši konkrétní situaci a otázky týkající se toho, co přesně určitá instituce vyžaduje, je stále vhodné kontaktovat přímo banku nebo pojišťovnu, nebo poradit s poradcem, který zná přesný postup.
Chcete si nejdřív udělat obecnou představu, než začnete sbírat dokumenty? Využijte bezplatný rychlý průzkum nebo si přečtěte témata, která jsou relevantní pro váš sektor; trvá to jen pár minut a dá vám hned představu o tom, kde se nacházíte.