Ne postoji nigdje fiksno vrijeme trajanja za KYB provjeru. KYB, kratica za Know Your Business, je provjera koju banka ili osiguravatelj provodi kako bi utvrdila tko stoji iza vaše poduzeća i je li to poduzeće stvarno ono što se predstavlja. Vrijeme trajanja ne ovisi o zakonu ili uredbi, već o tome koliko je cjelovita vaša dokumentacija u trenutku predaje i o internim postupcima institucije koja provodi provjeru.
U praksi obično vidite razdoblje od nekoliko dana do nekoliko tjedana. Institucije s jednostavnom strukturom i ažurnim dokumentima obično su brže gotove nego poduzeća s više dioničara, inozemnom matičnom strukturom ili posredničkim društvima. Mjesta gdje se proces usporava gotovo su uvijek ista: izvod koji je upravo istekao, UBO izjava koja se ne slaže s Registrom, ili pitanje koje se pojavljuje tek kasnije u procesu.
Koji koraci određuju vrijeme trajanja
KYB provjera obično se sastoji od niza uzastopnih koraka. Prvo institucija traži osnovne podatke: KvK izvod, statut, organigram vlasti. Zatim slijedi UBO test, gdje se utvrđuje tko su konačni vlasnici, takozvani UBO-i (Ultimate Beneficial Owners), i je li njihov identitet potvrđen. Zatim institucija provjeravajuće podatke prema vlastitim kriterijima rizika, i tek nakon te provjere dolazi do odluke. Svaki korak traje vrijeme, a nepotpuna dostava u prvom koraku utječe na sve korake koji slijede.
Količina vremena koju traja svaki korak razlikuje se od banke do banke i od osiguravatelja do osiguravatelja. Neke institucije rade s portalom na kojem možete pratiti status, druge vas obavijeste tek ako nešto nedostaje. Za dobar pregled onoga što se točno traži i zašto, korisno je unaprijed znati koje se koncepcije pojavljuju u takvoj zahtjevi; u bazi znanja po temama to je objašnjeno prije nego što krenete sa radom.
Gdje se u praksi zaustavlja
Najčešća kašnjenja ne nastaju zbog same provjere, već zbog dokumenata koji više nisu točni. KvK izvod je nakon nekoliko mjeseci već zastario, organigram se ne ažurira nakon prijenosa dionica, a dokaz identitete UBO-a je istekao. Institucije tada ponovno prate, i taj sljedeći upit obično traje duže od prvog zahtjeva, jer nije bio u vašem planu.
Drugi izvor kašnjenja je neusklađenost između onoga što se nalazi u Registru i onoga što institucija već zna, na primjer iz prethodnih provjera. Pri prekograničnim strukturama treba dodati da inozemni registri ne pružaju uvijek iste podatke ili istu aktualnost kao nizozemski Registar, što znači da institucija traži dodatne dokaze.
Periodički pregled, a ne jednokratna radnja
KYB provjera obično nije jednokratna radnja. Banke i osiguravatelji periodički ponavljaju test, a učestalost ovisi o rizičnom profilu koji dodjeljuju vašem poduzeću. To znači da se ista pitanja ponovno pojavljuju nakon vremena, često s molbom za novije dokumente. Tko prikuplja svoje dokumente po zahtjevu, počinje nanovo svaki put; tko održava trajnu dokumentaciju, treba samo provjeriti što je isteklo.
Što sami možete učiniti da biste ograničili kašnjenja
Najvažniji čimbenik koji ste vi sami u mogućnosti kontrolirati je je li vaša dokumentacija u vrijeme postavljanja pitanja već ažurna. To ne znači da trebate sve neprekidno ažuriavati, ali trebate znati koji dokument kada istječe i tko je unutar vaše tvrtke odgovoran za to. Za osjetljive dokumente kao što su dokazi o identitetu i informacije o dioničarima, također je relevantno znati kako se takvi podaci čuvaju i dijele; na stranici o kako se podaci i dokumenti štite to je pojašnjeno.
Varira li prema situaciji trebati li vam puno ili malo pripreme za KYB-pitanje vaše banke ili osiguravatelja za vašu tvrtku. S nekoliko pitanja dobivate indikaciju putem provjere prepoznavanja od pet pitanja, a na stranici koja objašnjava gdje informacije u ketendossier dolaze vidite kako je takav dossier strukturiran. Za vašu specifičnu situaciju i za pitanja o čemu točno određena institucija zahtijeva, preporučuje se da se obratite samoj banci ili osiguravatelju ili savjetniku koji pozna točan postupak.
Želite li prvo dobiti opću predstavu prije nego što počnete prikupljati dokumente? Napravite besplatnu brzu provjeru ili pročitajte teme relevantne za vašu granu; to traje nekoliko minuta i odmah vam daje indikaciju gdje se nalazite.