Nu există niciunde un termen fix pentru o verificare KYB. KYB, acronimul pentru Know Your Business, este verificarea prin care o bancă sau un asigurator investigheaza cine se află în spatele întreprinderii dvs. și dacă acea întreprindere este cine spune că este. Durata nu depinde de o lege sau de un regulament, ci de cât de complet este dosarul dvs. în momentul în care îl depuneți și de procedurile interne ale instituției care efectuează verificarea.
În practică, de obicei veți vedea o perioadă de câteva zile până la câteva săptămâni. Instituțiile cu o structură simplă și documente actuale sunt de obicei mai rapide decât întreprinderile cu mai mulți acționari, o structură-mamă străină sau holding-uri intermediare. Locul în care procesul se îngreunează este aproape întotdeauna același: un extras care tocmai a expirat, o declarație UBO care nu se aliniază cu Registrul Comerțului, sau o întrebare care apare târziu în proces.
Care sunt pașii care determină durata
O verificare KYB constă de obicei dintr-o serie de pași consecutivi. Inițial, instituția solicită date de bază: extras din Registrul Comerțului, acte constitutive, o schemă organizațională a controlului. Urmează apoi testul UBO, prin care se determină cine sunt beneficiarii finali, așa-numitele UBO-uri (Ultimate Beneficial Owners), și dacă identitatea lor a fost stabilită. Apoi instituția testează acele date conform propriilor criterii de risc, și numai după acel test urmează o decizie. Fiecare pas consumă timp, și o depunere incompletă în pasul unu se propagă în toți pașii următori.
Cât timp durează fiecare pas variază de la bancă la bancă și de la asigurator la asigurator. Unele instituții funcționează cu un portal în care puteți urmări statusul, altele nu vă anunță nimic până nu lipsește ceva. Pentru a obține o imagine clară a ceea ce se solicită exact și de ce, este util să știți dinainte ce concepte apar într-o asemenea cerere; în baza de cunoștințe pe teme aceasta este explicată înainte ca voi să vă apucați de treabă.
Unde procesul se blochează în practică
Cea mai comună întârziere nu provine din verificarea în sine, ci din documente care nu mai sunt corecte. Un extras din Registrul Comerțului este deja depășit după câteva luni, o schemă organizațională nu se actualizează după o transfer de acțiuni, și o dovadă de identitate a unui UBO a expirat între timp. Instituțiile cer atunci din nou, și acea cerere de follow-up consumă de obicei mai mult timp decât cererea inițială, deoarece nu era în agenda dvs.
O a doua sursă de întârziere este o nepotrivire între ceea ce se află în Registrul Comerțului și ceea ce știe deja instituția, de exemplu din verificări anterioare. În structurile transfrontaliere se mai adaugă faptul că registrele străine nu oferă întotdeauna aceleași date sau aceeași actualitate ca Registrul Comerțului Neerlandez, motiv pentru care o instituție solicită dovezi suplimentare.
Reevaluare periodică, nu o acțiune unică
O verificare KYB nu este de obicei o întâmplare unică. Băncile și asiguratorii repetă testul periodic, iar frecvența depinde de profilul de risc pe care îl atribuie instituția întreprinderii dvs. Aceasta înseamnă că aceleași întrebări revin după o anumită perioadă, adesea cu cererea de documente mai recente. Cine și strânge documentele separat pentru fiecare cerere, începe din nou de fiecare dată; cine ține un dosar permanent, trebuie doar să verifice ce a expirat.
Ce puteți face dvs. pentru a limita întârzierile
Factorul principal pe care îl puteți controla este dacă documentele dumneavoastră sunt actualizate în momentul în care vi se pun întrebări. Aceasta nu înseamnă că trebuie să actualizați totul în permanență, ci că știți ce document expiră când și cine din cadrul întreprinderii dumneavoastră este responsabil pentru aceasta. Pentru documente sensibile, cum ar fi actele de identitate și informații despre acționari, este relevant și să știți cum sunt păstrate și partajate aceste date; pe pagina privind modul în care datele și documentele sunt securizate se găsește explicația.
Indiferent dacă o întrebare KYB de la banca sau asiguratorul dumneavoastră necesită multă sau puțină pregătire pentru întreprinderea dumneavoastră depinde de situație. Cu câteva întrebări veți obține o indicație prin verificarea de recunoaștere a cinci întrebări, iar pe pagina care explică de unde provin informațiile dintr-un dosar în lanț vedeți cum este construit un astfel de dosar. Pentru situația proprie și pentru întrebări cu privire la ceea ce cere exact o anumită instituție, rămâne recomandabil să luați contact cu banca sau asiguratorul însuși, sau cu un consilier care cunoaște procedura exactă.
Doriți mai întâi o imagine generală înainte de a începe să colectați documente? Efectuați verificarea rapidă gratuită sau citiți subiectele relevante pentru sectorul dumneavoastră; aceasta durează câteva minute și oferă imediat o indicație a situației dumneavoastră.