Es gibt keine festgelegte Frist für eine KYB-Prüfung. KYB, die Abkürzung für Know Your Business, ist die Prüfung, mit der eine Bank oder Versicherung überprüft, wer hinter Ihrem Unternehmen steht und ob dieses Unternehmen ist, was es vorgibt zu sein. Die Bearbeitungsdauer hängt nicht von einem Gesetz oder einer Verordnung ab, sondern davon, wie vollständig Ihre Dokumentation zum Zeitpunkt der Einreichung ist und von den internen Verfahren des Instituts, das die Prüfung durchführt.
In der Praxis sehen Sie in der Regel einen Zeitraum von einigen Tagen bis zu einigen Wochen. Institute mit einer einfachen Struktur und aktuellen Unterlagen sind oft schneller fertig als Unternehmen mit mehreren Gesellschaftern, einer ausländischen Muttergesellschaft oder Zwischenholdings. Wo der Prozess verlangsamt wird, ist fast immer derselbe: ein Registerauszug, der gerade abgelaufen ist, eine UBO-Angabe, die nicht mit dem Handelsregister übereinstimmt, oder eine Frage, die erst spät im Prozess auftaucht.
Welche Schritte die Bearbeitungsdauer bestimmen
Eine KYB-Prüfung besteht in der Regel aus einer Reihe von aufeinanderfolgenden Schritten. Zunächst fragt das Institut Basisdaten ab: KvK-Auszug, Satzung, ein Organigramm der Kontrolle. Darauf folgt die UBO-Prüfung, bei der festgestellt wird, wer die Beteiligten sind, die sogenannten UBOs (Ultimate Beneficial Owners), und ob ihre Identität festgestellt wurde. Anschließend prüft das Institut diese Daten anhand seiner eigenen Risikokriterien, und erst nach dieser Prüfung folgt eine Entscheidung. Jeder Schritt kostet Zeit, und eine unvollständige Einreichung in Schritt eins wirkt sich auf alle nachfolgenden Schritte aus.
Wie viel Zeit jeder Schritt kostet, unterscheidet sich von Bank zu Bank und von Versicherung zu Versicherung. Einige Institute arbeiten mit einem Portal, in dem Sie den Status verfolgen können, andere teilen etwas erst mit, wenn etwas fehlt. Um ein gutes Verständnis dafür zu bekommen, welche Begriffe genau abgefragt werden und warum, ist es sinnvoll, vorher zu wissen, welche Begriffe in einer solchen Anfrage vorkommen; in der Wissensdatenbank pro Thema wird das erklärt, bevor Sie loslegen.
Wo es in der Praxis ins Stocken gerät
Die häufigste Verzögerung entsteht nicht durch die Prüfung selbst, sondern durch Dokumente, die nicht mehr korrekt sind. Ein KvK-Auszug ist nach ein paar Monaten bereits veraltet, ein Organigramm wird nach einer Anteilsübertragung nicht aktualisiert, und ein Ausweisdokument eines UBO ist inzwischen abgelaufen. Institute fragen dann erneut nach, und diese Folgefrage kostet oft mehr Zeit als die erste Anfrage, weil sie nicht in Ihrem Zeitplan stand.
Eine zweite Verzögerungsquelle ist ein Missverständnis zwischen dem, was im Handelsregister steht, und dem, was das Institut selbst bereits weiß, beispielsweise aus früheren Prüfungen. Bei grenzüberschreitenden Strukturen kommt hinzu, dass ausländische Register nicht immer die gleichen Daten oder die gleiche Aktualität bieten wie das niederländische Handelsregister, weshalb ein Institut um ergänzende Nachweise fragt.
Periodische Überprüfung, keine einmalige Aktion
Eine KYB-Prüfung ist in der Regel kein einmaliges Ereignis. Banken und Versicherungen wiederholen die Prüfung regelmäßig, und die Häufigkeit hängt von dem Risikoprofil ab, das sie Ihrem Unternehmen zuordnen. Das bedeutet, dass die gleichen Fragen nach einiger Zeit erneut gestellt werden, oft mit der Bitte um neuere Unterlagen. Wer seine Dokumente pro Anfrage einzeln sammelt, fängt jedes Mal wieder von vorne an; wer eine regelmäßig gepflegte Dokumentation unterhält, muss nur überprüfen, was abgelaufen ist.
Was Sie selbst tun können, um Verzögerungen zu begrenzen
Der wichtigste Faktor, den Sie selbst in der Hand haben, ist, ob Ihre Unterlagen zum Zeitpunkt der Anfrage bereits aktuell sind. Das bedeutet nicht, dass Sie alles ständig aktualisieren müssen, aber dass Sie wissen, welches Dokument wann verfällt und wer in Ihrem Unternehmen dafür verantwortlich ist. Für sensible Unterlagen wie Ausweisdokumente und Informationen zu Anteilseignern ist es auch relevant zu wissen, wie solche Daten gespeichert und weitergegeben werden; auf der Seite über wie Daten und Dokumente geschützt werden wird das erläutert.
Ob eine KYB-Anfrage Ihrer Bank oder Ihres Versicherers für Ihr Unternehmen viel oder wenig Vorbereitung erfordert, unterscheidet sich je nach Situation. Mit ein paar Fragen erhalten Sie einen Anhaltspunkt über die Erkennungsprüfung von fünf Fragen, und auf der Seite, die erklärt, woher die Informationen in einem Kettenakt stammen sehen Sie, wie ein solcher Akt aufgebaut ist. Für Ihre eigene Situation und für Fragen, was eine bestimmte Institution genau verlangt, ist es ratsam, sich direkt an die Bank oder den Versicherer zu wenden oder mit einem Berater zu sprechen, der das genaue Verfahren kennt.
Möchten Sie zunächst einen allgemeinen Überblick, bevor Sie Dokumente sammeln? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die Themen, die für Ihren Sektor relevant sind; das dauert ein paar Minuten und gibt direkt einen Anhaltspunkt, wo Sie stehen.