Δεν υπάρχει καθορισμένη προθεσμία για έναν έλεγχο KYB. Το KYB, η συντομογραφία του Know Your Business, είναι ο έλεγχος με τον οποίο μια τράπεζα ή ασφαλιστική εταιρεία διαπιστώνει ποιος είναι πίσω από την επιχείρησή σας και εάν η επιχείρηση είναι αυτό που λέει ότι είναι. Η διάρκεια της διαδικασίας δεν εξαρτάται από ένα νόμο ή κανονισμό, αλλά από το πόσο πλήρες είναι το δικό σας δοσιέ τη στιγμή που το προσκομίζετε και από τις εσωτερικές διαδικασίες του οργανισμού που διενεργεί τον έλεγχο.
Στην πράξη, συνήθως παρατηρείτε μια περίοδο ημερών έως εβδομάδων. Οι οργανισμοί με απλή δομή και τρέχοντα έγγραφα ολοκληρώνονται συχνά πιο γρήγορα από επιχειρήσεις με πολλούς μετόχους, ξένη μητρική δομή ή ενδιάμεσες εταιρείες. Όπου η διαδικασία επιβραδύνεται, είναι σχεδόν πάντα το ίδιο: ένα απόσπασμα που έχει μόλις λήξει, μια δήλωση UBO που δεν συμφωνεί με το Εμπορικό Μητρώο, ή ένα ερώτημα που προκύπτει αργά στη διαδικασία.
Ποια βήματα καθορίζουν τη διάρκεια της διαδικασίας
Ένας έλεγχος KYB συνήθως αποτελείται από ένα σειρά βημάτων το ένα μετά το άλλο. Πρώτα, ο οργανισμός ζητά βασικά δεδομένα: απόσπασμα KvK, καταστατικά, ένα διάγραμμα της δομής ελέγχου. Στη συνέχεια ακολουθεί ο έλεγχος UBO, κατά τον οποίο καθορίζεται ποιοι είναι οι τελικοί δικαιούχοι, οι λεγόμενοι UBO (Ultimate Beneficial Owners), και εάν η ταυτότητά τους έχει διαπιστωθεί. Στη συνέχεια, ο οργανισμός ελέγχει τα δεδομένα αυτά σύμφωνα με τα δικά του κριτήρια κινδύνου και μόνο μετά από αυτόν τον έλεγχο ακολουθεί μια απόφαση. Κάθε βήμα δαπανά χρόνο και μια ελλιπής προσκόμιση στο βήμα ένα επηρεάζει όλα τα επόμενα βήματα.
Ο χρόνος που δαπανά κάθε βήμα διαφέρει ανά τράπεζα και ανά ασφαλιστική εταιρεία. Ορισμένοι οργανισμοί λειτουργούν με ένα πόρταλ όπου μπορείτε να παρακολουθήσετε την κατάσταση, άλλοι δεν λένε τίποτα παρά μόνο εάν κάτι λείπει. Για να έχετε μια σαφή εικόνα του τι ακριβώς ζητείται και γιατί, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε εκ των προτέρων ποιες έννοιες εμφανίζονται σε ένα τέτοιο αίτημα· στη βάση γνώσεων ανά θέμα εξηγείται αυτό πριν αρχίσετε.
Όπου παγώνει στην πράξη
Η πιο συνηθισμένη καθυστέρηση προκύπτει όχι από τον έλεγχο ίδιο, αλλά από έγγραφα που δεν είναι πλέον σωστά. Ένα απόσπασμα KvK είναι ήδη ξεπερασμένο μετά από μερικούς μήνες, ένα διάγραμμα δεν ενημερώνεται μετά από μια μεταφορά μετοχών και ένα έγγραφο ταυτότητας ενός UBO έχει ήδη λήξει. Οι οργανισμοί ζητούν τότε ξανά και αυτό το επακόλουθο ερώτημα συχνά κοστίζει περισσότερο χρόνο από το πρώτο αίτημα, επειδή δεν ήταν στην ημερολόγιό σας.
Μια δεύτερη πηγή καθυστέρησης είναι μια αναντιστοιχία μεταξύ των δεδομένων που αναγράφονται στο Εμπορικό Μητρώο και των δεδομένων που ο οργανισμός ήδη γνωρίζει, για παράδειγμα από προηγούμενους ελέγχους. Στις διασυνοριακές δομές προστίθεται το γεγονός ότι τα ξένα μητρώα δεν παρέχουν πάντοτε τα ίδια δεδομένα ή την ίδια ενημέρωση με το ολλανδικό Εμπορικό Μητρώο, διότι ένας οργανισμός ζητά πρόσθετη απόδειξη.
Περιοδική αναθεώρηση, όχι εφάπαξ ενέργεια
Ένας έλεγχος KYB είναι συνήθως όχι μια εφάπαξ εκδήλωση. Οι τράπεζες και οι ασφαλιστικές εταιρείες επαναλαμβάνουν τον έλεγχο περιοδικά και η συχνότητα εξαρτάται από το προφίλ κινδύνου που αποδίδουν στην επιχείρησή σας. Αυτό σημαίνει ότι τα ίδια ερωτήματα επανέρχονται με την πάροδο του χρόνου, συχνά με το αίτημα για πιο πρόσφατα έγγραφα. Όποιος συγκεντρώνει τα δικά του έγγραφα ξεχωριστά ανά αίτημα, ξεκινά κάθε φορά από την αρχή· όποιος διατηρεί ένα σταθερό δοσιέ, χρειάζεται μόνο να ελέγξει τι έχει λήξει.
Τι μπορείτε να κάνετε μόνοι σας για να περιορίσετε τις καθυστερήσεις
Ο σημαντικότερος παράγοντας που έχετε στον έλεγχό σας είναι εάν τα έγγραφά σας είναι ενημερωμένα τη στιγμή του ερωτήματος. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να ενημερώνετε συνεχώς τα πάντα, αλλά ότι γνωρίζετε ποιο έγγραφο πότε λήγει και ποιος στο εσωτερικό της επιχείρησής σας είναι υπεύθυνος για αυτό. Για ευαίσθητα έγγραφα όπως ταυτότητες και πληροφορίες μετόχων, είναι επίσης σχετικό να γνωρίζετε πώς τέτοια δεδομένα φυλάσσονται και διαμοιράζονται· στη σελίδα για πώς τα δεδομένα και τα έγγραφα προστατεύονται αυτό εξηγείται.
Το εάν μια ερώτηση KYB από την τράπεζα ή ασφαλιστή σας απαιτεί πολλή ή λίγη προετοιμασία για την επιχείρησή σας διαφέρει ανάλογα με την κατάσταση. Με λίγες ερωτήσεις λαμβάνετε ένδειξη μέσω του ελέγχου αναγνώρισης πέντε ερωτήσεων, και στη σελίδα που εξηγεί από πού προέρχονται οι πληροφορίες σε ένα κατάλυμα αλυσίδας βλέπετε πώς είναι δομημένο ένα τέτοιο κατάλυμα. Για τη δική σας κατάσταση και για ερωτήσεις σχετικά με το τι ακριβώς απαιτεί ένα συγκεκριμένο ίδρυμα, συνιστάται να επικοινωνήσετε με την τράπεζα ή τον ασφαλιστή, ή με έναν σύμβουλο που γνωρίζει τη ακριβή διαδικασία.
Θέλετε πρώτα ένα γενικό ภาพ πριν ξεκινήσετε να συγκεντρώνετε έγγραφα; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή διαβάστε τα θέματα που είναι σχετικά για τον τομέα σας· αυτό θα σας πάρει λίγα λεπτά και σας δίνει αμέσως ένδειξη του που βρίσκεστε.