Няма определен период за проверка на KYB никъде. KYB е съкращение от Know Your Business и представлява проверката, с която банка или застраховател установява кой стои зад вашето предприятие и дали то е това, което твърди, че е. Продължителността не зависи от закон или наредба, а от това колко пълна е вашата преписка в момента на предаването и от вътрешните процедури на институцията, която провежда проверката.
На практика обикновено виждате период от няколко дни до няколко седмици. Институциите с проста структура и актуални документи обикновено завършват по-бързо от предприятиями с множество акционери, чужда материнска структура или междинни холдинги. Където процесът се спира, почти винаги е едно и също: изтекъл извлечение, UBO декларация, която не съответства на търговския регистър, или въпрос, който е повдигнат късно в процеса.
Кои стъпки определят продължителността
Проверката на KYB обикновено се състои от редица последователни стъпки. Първо институцията поиска основни данни: KvK извлечение, устав, организационна диаграма за контрола. След това следва UBO тестът, при който се установява кои са крайните собственици, т.нар. UBO's (Ultimate Beneficial Owners), и дали идентичността им е установена. След това институцията проверява тези данни срещу собствените си критерии за риск и едва след тази проверка следва решение. Всяка стъпка отнема време, а непълна предоставка в стъпка първо се отразява във всички следващи стъпки.
Колко време всяка стъпка отнема, варира по банка и застраховател. Някои институции работят с портал, където можете да следите статуса, други нещо не казват, докато нещо не липсва. За ясна представа на това точно какво се поиска и защо, е полезно да знаете предварително кои термини се появяват в такаво запитване; в базата знания по тема това е обяснено преди да започнете.
Където в практиката се спира
Най-честата забава не възниква от самата проверка, а от документи, които вече не са правилни. Един KvK извлечение е остаран след няколко месеца, организационна диаграма не се актуализира след трансфер на акции и ID документ на UBO е вече изтекъл. Институциите тогава запитват отново и този последващ въпрос обикновено отнема повече време от първоначалното запитване, защото не е в вашата дневна програма.
Втори източник на забава е несъответствие между това, което е в търговския регистър, и това, което институцията вече знае, например от по-ранни проверки. При трансграничните структури се добавя, че чужди регистри не винаги предоставят същите данни или същата актуалност като холандския търговски регистър, поради което институцията поиска допълнително доказателство.
Периодична преоценка, не еднократно действие
Проверката на KYB обикновено не е еднократно събитие. Банки и застрахователи повтарят теста периодично и честотата зависи от профила на риск, които той възлага на вашето предприятие. Това означава, че същите въпроси отново се появяват с течение на времето, често с искане за по-скорошни документи. Който събира своите документи поотделно по запитване, всеки път започва от начало; който поддържа дължественост файл, трябва само проверява какво е изтекло.
Какво сами можете да направите, за да ограничите забавата
Най-важният фактор, който контролирате лично, е дали вашите документи са актуални в момента на запитването. Това не означава, че трябва непрекъснато да актуализирате всичко, но че знаете кой документ кога изтича и кой в организацията ви е отговорен за това. При чувствителни документи като самоличностни карти и информация за акционерите е също толкова важно да знаете как такива данни се съхраняват и споделят; на страницата за как данните и документите се защитават е обяснено това.
Дали KYB-запитване от вашата банка или застраховател ще изисква много или малко подготовка за вашата организация, зависи от ситуацията. С няколко вопроса получавате указание чрез проверката за разпознаване с пет вопроса, а на страницата, която обяснява откъде идва информацията в кетендосие виждате как такова досие е структурирано. За вашата конкретна ситуация и за въпроси относно точно какво изисква конкретна институция, все още е препоръчително да се свържете със самата банка или застраховател, или с консултант, който познава точната процедура.
Искате ли първо да получите общо представяне, преди да започнете да събирате документи? Направете безплатното бързо сканиране или прочетете темите, които са релевантни за вашия сектор; това отнема няколко минути и дава незабавно указание къде стоите.