Många företagare undrar vad som exakt händer om UBO-registreringen inte är helt i ordning. Svaret beror på var det går fel: i Handelsregistret själv, eller hos en kund som begär en aktuell överblick. Båda situationerna har olika konsekvenser, och ingen av dem behöver vara orsak till panik — men väl till uppmärksamhet.
UBO står för Ultimate Beneficial Owner: den person som i slutändan är ägare till, eller har bestämmningsrätt över, ett företag. Många EU-länder håller ett register över detta; i Sverige är det hos Bolagsverket. Den som har ett aktiebolag eller annan juridisk person är i princip skyldig att låta UBO:erna registreras där och hålla uppgifterna aktuella.
Om registreringen i Handelsregistret saknas eller är föråldrad
Registreringsplikten är en lagstadgad skyldighet, oberoende av vad en kund frågar dig om. Handelsregistret övervakar att registret är fullständigt och kan kontakta företag som inte eller inte i tid registrerar sig. Vad det betyder i ett konkret fall, och vilka steg som hör till det, bestäms av tillsynsmyndigheten; det är ingen bedömning som vi här kan eller vill göra. För de exakta skyldigheterna och tidsfrister är Handelsregistrets information den lämpligaste källan, eventuellt kompletterad med rådgivning från en jurist eller notarie som känner till din företagsstruktur.
En föråldrad registrering — till exempel efter en aktieöverföring eller en ändringsprotokollsändring som inte har anmälts — faller under samma skyldighet som en registrering som helt saknas. Registret bör visa den aktuella situationen, inte situationen vid bildningen.
Om en kund frågar om UBO-uppgifter och du inte kan leverera dem
Dessutom finns det praktiken hos kunder, särskilt banker, försäkringsbolag och större köpare som gör sin egen kedjeundersökning. Det kallas KYB, Know Your Business: köparen vill veta vem som står bakom en leverantör, bland annat för att förebygga penningtvätt och intressekonflikter. En KYB-enkät frågar därför ofta om en UBO-överblick, ibland tillsammans med ett utdrag från Handelsregistret.
Om du inte kan leverera dessa uppgifter i tid ligger följden inte hos en tillsynsmyndighet utan hos kunden själv: denne kan hålla uppe bedömningen, ställa kompletterande frågor, eller i värsta fall besluta att inte ingå samarbetet. Det är ingen juridisk sanktion utan en kommersiell bedömning av köparen, och denna bedömning skiljer sig åt beroende på bank, försäkringsbolag eller uppdragsgivare. hur KYB-undersökning hos köpare ser ut ger en bild av vad som vanligtvis frågas och varför.
Två skyldigheter, två olika följder
Det är alltså meningsfullt att skilja mellan de två situationerna. Registreringsplikten i Handelsregistret är en lagstadgad skyldighet med en egen tillsynsmyndighet. Leverans av UBO-uppgifter till en kund är en del av en affärsrelation, där köparen själv bestämmer hur strikt denne prövar och vad han gör om information saknas. Ett aktuellt register löser ofta omedelbar det andra problemet: den som har registreringen i ordning kan vanligtvis överlämna samma uppgifter till en kund.
I praktiken märker vi att företagare framför allt förlorar tid genom att samma UBO-uppgifter upprepade gånger begärs på nytt, i ett annat format, av en annan köpare. Det är precis vad supplia.eu hjälper till med: dina bekräftade uppgifter står en gång fast i din kedjedossier och återanvänds därifrån för enkäten som en nästa kund skickar. Vi registrerar ingenting hos Handelsregistret och vi bedömer inte din UBO-struktur — det förblir ditt eget ansvar, eventuellt tillsammans med en notarie eller jurist.
Vill ni snabbt veta vilka frågelistor som sannolikt kommer att ställas till er i er situation och vad som krävs för det? Med några frågor ser ni omedelbar var ni står. Är ni osäker på om något gäller specifikt för er företag, titta då på svar på vanliga frågor, eller skapa ett företagskonto för att bygga upp er dossier. Så behöver ni inte söka igen efter samma utdrag nästa gång.