Mnoho podnikatelů se ptá, co se přesně stane, pokud registrace UBO není úplně v pořádku. Odpověď závisí na tom, kde se něco pokazí: v samotném Obchodním rejstříku nebo u zákazníka, který požaduje aktuální přehled. Obě situace mají jiné důsledky a žádná z nich není důvodem k panice — ale vyžadují pozornost.
UBO znamená Ultimate Beneficial Owner: osoba, která je konečným vlastníkem podniku nebo má nad ním rozhodovací pravomoc. Mnoho zemí EU vede registr takových osob; v Nizozemsku je to u Obchodní komory. Kdo má společnost nebo jinou právnickou osobu, je v zásadě povinen nechat své UBO registrovat a údaje udržovat v aktuálním stavu.
Pokud registrace v Obchodním rejstříku chybí nebo je zastaralá
Registrační povinnost je právní povinnost, která je независимá от toho, co vás žádá zákazník. Obchodní komora dohlíží na úplnost rejstříku a může oslovit podniky, které se neregistrují nebo se neregistrují včas. Co to v konkrétním případě znamená a jaké kroky s tím souvisejí, určuje dohledový orgán; to není odhad, který bychom zde mohli nebo chtěli provádět. Přesné povinnosti a lhůty najdete v informacích Obchodní komory, případně doplněné radou právníka nebo notáře, který zná strukturu vašeho podniku.
Zastaralá registrace — například po převodu akcií nebo změně stanov, která nebyla oznámena — spadá pod stejnou povinnost jako chybějící registrace. Rejstřík by měl zobrazovat aktuální situaci, nikoli situaci při založení.
Pokud zákazník požaduje údaje UBO a vy je nemůžete poskytnout
Kromě toho existuje praxe u zákazníků, zejména bank, pojišťoven a větších odběratelů, kteří provádějí vlastní řetězový výzkum. Tomu se říká KYB, Know Your Business: odběratel chce vědět, kdo stojí za dodavatelem, mimo jiné aby zabránil praní peněz a střetu zájmů. Dotazník KYB pak často žádá o přehled UBO, někdy i s výpisem z Obchodního rejstříku.
Pokud tyto údaje nemůžete dodat včas, důsledek nespočívá u dohledového orgánu, ale u samotného zákazníka: ten může posouzení odložit, položit doplňující otázky, nebo v krajním případě rozhodnout, že se spoluprací nepůjde. To není právní sankce, ale obchodní úvaha odběratele a tato úvaha se liší v závislosti na bance, pojišťovně nebo zadavateli. jak vypadá KYB výzkum u odběratelů dává představu o tom, co se obvykle žádá a proč.
Dvě povinnosti, dva různé důsledky
Je tedy vhodné tyto dvě situace rozlišit. Registrační povinnost v Obchodním rejstříku je právní povinností s vlastním dohledovým orgánem. Poskytování údajů UBO zákazníkovi je součástí obchodního vztahu, kde odběratel sám určuje, jak přísně posuzuje a co dělá, pokud informace chybí. Aktuální rejstřík přitom často ihned vyřeší druhý problém: kdo má registraci v pořádku, obvykle může stejné údaje poskytnout i zákazníkovi.
V praxi vidíme, že podnikatelé především ztrácejí čas tím, že se stejné údaje UBO pořád znovu a znovu požadují v jiném formátu od jiného odběratele. Přesně v tom vám pomáhá supplia.eu: vaše potvrzené údaje jsou jednou fixovány v souboru vaší skupiny a jsou odtud znovu používány pro dotazník, který vám pošle další zákazník. V Obchodní komoře nic neregistrujeme a vaši strukturu UBO neposuzujeme — to zůstává vaší vlastní odpovědností, případně s notářem nebo právníkem.
Chcete si rychle zjistit, které dotazníky ve vaší situaci na vás pravděpodobně čekají a co je k tomu potřeba? S několika otázkami vidíte hned, kde stojíte. Nejste si jistí, zda se něco konkrétně na vaši firmu vztahuje, podívejte se na odpovědi na časté otázky, nebo si vytvořte obchodní účet, abyste si vytvořili svůj spis. Příště si tak nebudete muset znovu hledat stejný výtah.