Mange iværksættere undrer sig over, hvad der præcist sker, hvis UBO-registreringen ikke helt er i orden. Svaret afhænger af, hvor det går galt: hos Handelsregistret selv, eller hos en kunde, der beder om en aktuel oversigt. Begge situationer har forskellige konsekvenser, og ingen af dem skal nødvendigvis være grund til panik — men vel til opmærksomhed.
UBO står for Ultimate Beneficial Owner: den person, der i sidste instans ejer eller har kontrol over en virksomhed. Mange EU-lande fører et register over dette; i Holland er det hos Kamer van Koophandel. Hvis du har et selskab eller anden juridisk enhed, er du som udgangspunkt forpligtet til at få UBO'erne registreret der og til at holde oplysningerne opdaterede.
Hvis registreringen hos Handelsregistret mangler eller er forældet
Registreringspligten er en lovpligtig forpligtelse, uafhængigt af, hvad en kunde spørger dig om. Kamer van Koophandel fører tilsyn med registerets fuldstændighed og kan henvende sig til virksomheder, der ikke eller ikke rettidigt registrerer. Hvad det betyder i et konkret tilfælde, og hvilke trin der hører til, bestemmes af tilsynsmyndigheden; det er ikke et skøn, som vi her kan eller vil foretage. For de præcise forpligtelser og frister er oplysningerne fra Kamer van Koophandel den hensigtsmæssige kilde, eventuelt suppleret med rådgivning fra en advokat eller notar, der kender strukturen af din virksomhed.
En forældet registrering — for eksempel efter en aktieoverdragelse eller en vedtægtsændring, der ikke er blevet indberettet — falder under samme forpligtelse som en manglende registrering. Registret skal vise den aktuelle situation, ikke situationen ved stiftelsen.
Hvis en kunde spørger om UBO-oplysninger, og du ikke kan levere dem
Derudover er der praksis hos kunder, især banker, forsikringsselskaber og større afnemere, der udfører deres eget kædeundersøgelse. Det kaldes KYB, Know Your Business: afnemeren ønsker at vide, hvem der står bag en leverandør, blandt andet for at forhindre hvidvaskning og interessekonflikt. Et KYB-spørgeskema anmoder derfor ofte om en UBO-oversigt, nogle gange med et uddrag fra Handelsregistret som bilag.
Hvis du ikke kan levere disse oplysninger i tide, ligger konsekvensen ikke hos en tilsynsmyndighed, men hos kunden selv: denne kan udsætte vurderingen, stille yderligere spørgsmål, eller i sidste tilfælde beslutte ikke at indgå samarbejdet. Det er ikke en juridisk sanktion, men en kommerciel vurdering fra afnemeren, og denne vurdering varierer fra bank til bank, forsikringsselskab til forsikringsselskab eller opdragsgiver til opdragsgiver. hvordan KYB-undersøgelse hos afnemere ser ud giver et billede af, hvad der typisk bliver spurgt om, og hvorfor.
To forpligtelser, to forskellige konsekvenser
Det er derfor meningsfuldt at holde de to situationer adskilt. Registreringspligten hos Handelsregistret er en lovpligtig forpligtelse med sin egen tilsynsmyndighed. Leveringen af UBO-oplysninger til en kunde er en del af et forretningsforhold, hvor afnemeren selv bestemmer, hvor streng han kontrollerer, og hvad han gør, hvis oplysninger mangler. Et aktuelt register løser i øvrigt ofte det andet problem på én gang: den, der har registreringen i orden, kan normalt også overlevere samme oplysninger til en kunde.
I praksis oplever vi, at iværksættere især mister tid, fordi de samme UBO-oplysninger gang på gang bliver spurgt igen, i et andet format, af en anden afnemer. Det er præcist det, supplia.eu hjælper med: dine bekræftede oplysninger ligger fast på ét sted i din kædefil, og genbruges herfra til det spørgeskema, som en næste kunde sender. Vi registrerer intet hos Kamer van Koophandel, og vi bedømmer ikke din UBO-struktur — det forbliver dit eget ansvar, eventuelt med en notar eller jurist.
Vil du hurtigt vide, hvilke spørgeskemaer der sandsynligvis kommer til dig i din situation, og hvad der kræves dertil? Med et par spørgsmål ser du øjeblikkeligt, hvor du står. Er du i tvivl om, hvorvidt noget specifikt gælder for din virksomhed, så se da under svarene på hyppigt stillede spørgsmål, eller opret en forretningskonto for at opbygge dit dossier. På den måde behøver du ikke søge igen efter det samme dokument næste gang.