Molti imprenditori si chiedono cosa succeda esattamente se la registrazione UBO non è completamente in ordine. La risposta dipende da dove sorge il problema: presso il Registro del Commercio stesso, oppure presso un cliente che chiede un resoconto aggiornato. Entrambe le situazioni hanno conseguenze diverse, e nessuna delle due deve essere motivo di panico — ma certamente merita attenzione.
UBO sta per Ultimate Beneficial Owner: la persona che è in ultima analisi proprietaria di, o ha il controllo di, un'impresa. Molti paesi dell'UE mantengono un registro al riguardo; nei Paesi Bassi è presso la Camera di Commercio. Chi ha una società o un'altra entità giuridica è in linea di principio obbligato a farvi registrare gli UBO e a mantenere i dati aggiornati.
Se la registrazione presso il Registro del Commercio è mancante o obsoleta
L'obbligo di registrazione è un obbligo legale, indipendentemente da ciò che un cliente vi chiede. La Camera di Commercio esercita una vigilanza sulla completezza del registro e può contattare le imprese che non registrano o non registrano tempestivamente. Cosa significhi in un caso concreto e quali passi ne conseguano è determinato dall'autorità di vigilanza; non è una valutazione che possiamo o vogliamo fare qui. Per i precisi obblighi e i termini, le informazioni della Camera di Commercio sono la fonte appropriata, eventualmente integrate da consulenza legale di un avvocato o notaio che conosca la struttura della vostra impresa.
Una registrazione obsoleta — ad esempio in seguito a un trasferimento di azioni o a una modifica dello statuto non comunicata — rientra nello stesso obbligo di una registrazione mancante. Il registro dovrebbe mostrare la situazione attuale, non quella al momento della costituzione.
Se un cliente chiede dati UBO e non riuscite a fornirli
Accanto a questo c'è la pratica presso i clienti, in particolare banche, assicuratori e clienti più grandi che conducono le proprie indagini sulla catena di approvvigionamento. Si chiama KYB, Know Your Business: il cliente vuole sapere chi c'è dietro un fornitore, in parte per prevenire il riciclaggio di denaro e i conflitti di interesse. Un questionario KYB chiede quindi spesso un resoconto UBO, a volte con un estratto dal Registro del Commercio allegato.
Se non riuscite a fornire questi dati tempestivamente, la conseguenza non ricade su un'autorità di vigilanza ma sul cliente stesso: quest'ultimo può sospendere la valutazione, porre domande integrative, o in ultima istanza decidere di non proseguire la collaborazione. Non è una sanzione legale ma una valutazione commerciale dell'acquirente, e tale valutazione varia a seconda della banca, dell'assicuratore o del committente. come appare l'indagine KYB presso i clienti fornisce un'idea di ciò che di solito viene richiesto e perché.
Due obblighi, due conseguenze diverse
È quindi utile tenere separate le due situazioni. L'obbligo di registrazione presso il Registro del Commercio è un obbligo legale con una propria autorità di vigilanza. La fornitura di dati UBO a un cliente fa parte di una relazione commerciale, in cui l'acquirente stesso determina quanto rigorosamente esamina e cosa fa se le informazioni mancano. Un registro aggiornato risolve spesso immediatamente il secondo problema: chi ha la registrazione in ordine può di solito trasmettere gli stessi dati anche a un cliente.
Nella pratica osserviamo che gli imprenditori soprattutto perdono tempo perché gli stessi dati UBO vengono richiesti ripetutamente, in un formato diverso, da un diverso acquirente. È esattamente dove supplia.eu aiuta: i vostri dati confermati si trovano una sola volta nel vostro fascicolo della catena di approvvigionamento e vengono riutilizzati da lì per il questionario che il prossimo cliente invia. Non registriamo nulla presso la Camera di Commercio e non valutiamo la vostra struttura UBO — questa rimane vostra responsabilità, eventualmente con l'aiuto di un notaio o un avvocato.
Volete sapere rapidamente quali questionari probabilmente vi riguarderanno e cosa è necessario per affrontarli? Con poche domande vedrete subito dove vi trovate. Avete dubbi se qualcosa si applica specificamente alla vostra azienda, consultate le risposte alle domande frequenti, oppure create un account aziendale per costruire il vostro fascicolo. In questo modo, la prossima volta non dovrete cercare di nuovo lo stesso estratto.