Monet yrittäjät miettivät, mitä tarkalleen tapahtuu, jos UBO-rekisteröinti ei ole täysin kunnossa. Vastaus riippuu siitä, missä menee pieleen: kaupparekisterissä itsessään vai asiakkaalla, joka pyytää ajantasaista yhteenvetoa. Molemmilla tilanteilla on erilaiset seuraukset, eikä kumpaakaan tarvitse pelätä — kylläkin on kiinnitettävä huomiota.
UBO tarkoittaa Ultimate Beneficial Owner -omistajaa: henkilöä, joka on viime kädessä yrityksen omistaja tai sillä on määräysvalta. Monet EU-maat pitävät siitä rekisteriä; Niederlanneissa se on kauppakamarin luona. Joka perustaa osakeyhtiön tai muun oikeushenkilön, on periaatteessa velvollinen rekisteröimään UBO:t sinne ja pitämään tiedot ajan tasalla.
Jos rekisteröinti kaupparekisterissä puuttuu tai on vanhentunut
Rekisteröintivelvoite on lainmukainen velvoite riippumatta siitä, mitä asiakas pyytää teiltä. Kauppakamarit valvovat rekisterin täydellisyyttä ja voivat ottaa yhteyttä yrityksiin, jotka eivät rekisteröi tai eivät rekisteröi ajoissa. Se, mitä se merkitsee kussakin yksittäistapauksessa ja mitkä vaiheet siihen liittyvät, määrää valvontaviranomainen; se ei ole arvio, jonka me täällä pystymme tai haluamme tehdä. Tarkkoja velvoitteita ja määräaikoja koskevat tiedot löytyvät parhaiten kauppakamarien tiedoista, mahdollisesti täydennetty asianajajan tai notaarin neuvolla, joka tuntee yrityksenne rakenteen.
Vanhentunut rekisteröinti — esimerkiksi osakkeiden luovutuksen tai yhtiöjärjestyksen muutoksen jälkeen, jota ei ole ilmoitettu — kuuluu samaan velvoitteeseen kuin puuttuva rekisteröinti. Rekisterin tulee näyttää nykyinen tilanne, ei tilanne perustamishetkellä.
Jos asiakas pyytää UBO-tietoja etkä pysty toimittamaan niitä
Lisäksi on käytäntö asiakkailla, erityisesti pankeilla, vakuutusyhtiöillä ja suuremmilla ostajilla, jotka tekevät omaa ketjututkimusta. Sitä kutsutaan KYB:ksi, Know Your Business -tutkimukseksi: ostaja haluaa tietää, kuka toimittajan takana on, muun muassa rahanpesun ja eturistiriitojen välttämiseksi. KYB-kyselylomake pyytää usein UBO-yhteenvetoa, joskus kaupparekisterin otteet mukana.
Jos ette pysty toimittamaan näitä tietoja ajoissa, seuraus ei ole valvontaviranomaisen puolelta vaan asiakkaan puolelta: asiakkaat voivat lykätä arviointia, esittää lisäkysymyksiä tai äärimmäisenä tapauksena päättää olla aloittamatta yhteistyötä. Tämä ei ole oikeudellinen seuraamus vaan ostajan kaupallinen harkinta, ja se harkinnanvara vaihtelee pankkien, vakuutusyhtiöiden ja tilaajien välillä. miltä KYB-tutkimus näyttää ostajien puolella antaa kuvan siitä, mitä yleensä pyydetään ja miksi.
Kaksi velvoitetta, kaksi eri seurausta
On siis järkevää erottaa kaksi tilannetta toisistaan. Rekisteröintivelvoite kaupparekisterissä on lainmukainen velvoite, jolla on oma valvontaviranomainen. UBO-tietojen toimittaminen asiakkaalle on osa liikesuhdetta, jossa ostaja itse määrää, kuinka tiukasti hän tarkastaa ja mitä hän tekee, jos tiedot puuttuvat. Ajantasainen rekisteri ratkaisee muuten usein myös toisen ongelman: jolla on rekisteröinti kunnossa, voi yleensä toimittaa samat tiedot asiakkaalle.
Käytännössä huomaamme, että yrittäjät menettävät aikaa eniten siihen, että samoja UBO-tietoja pyydetään uudestaan ja uudestaan eri muodossa eri ostajilta. Juuri siinä supplia.eu auttaa: vahvistetut tietonne ovat kerran kiinteinä ketjutiedostossanne ja niitä uudelleenkäytetään seuraavan asiakkaan lähettämässä kyselylomakkeessa. Emme rekisteröi mitään kauppakamariin eikä arvioi UBO-rakennettanne — se jää oman vastuuseesi, mahdollisesti notaarin tai asianajajan kanssa.
Haluatteko nopeasti tietää, mitkä kyselylomakkeet saattavat koskea teitä ja mitä niiden täyttäminen edellyttää? Muutaman kysymyksen avulla näette välittömästi, missä seisotte muutamalla kysymyksellä näette heti, missä seisotteJos epäilevät, soveltuuko jokin asia erityisesti yrityksellenne, katsokaa usein kysyttyjen kysymysten vastaukset tai avaa liiketoiminnallinen tili omaksenne rakentamiseksi. Näin seuraavalla kerralla ette joudu etsimään samaa poimimaa uudelleen.