Muchos empresarios se preguntan qué ocurre exactamente si el registro de UBO no está completamente en orden. La respuesta depende de dónde surja el problema: en el propio Registro Mercantil, o en un cliente que solicita un resumen actualizado. Ambas situaciones tienen consecuencias distintas, y ninguna de ellas necesita ser motivo de pánico — sí de atención.
UBO son las siglas de Ultimate Beneficial Owner: la persona que es en última instancia propietaria de, o tiene control sobre, una empresa. Muchos países de la UE mantienen un registro de esto; en los Países Bajos es en la Cámara de Comercio. Quien tiene una sociedad u otra entidad jurídica está obligado en principio a registrar los UBO allí y mantener los datos actualizados.
Si el registro en el Registro Mercantil está incompleto o desactualizado
La obligación de registro es una obligación legal, independientemente de lo que le pida un cliente. La Cámara de Comercio supervisa la integridad del registro y puede contactar a las empresas que no registran o no lo hacen a tiempo. Lo que esto significa en un caso concreto, y qué pasos conlleva, lo determina la autoridad supervisora; no es una valoración que podamos o queramos hacer aquí. Para las obligaciones exactas y los plazos, la información de la Cámara de Comercio es la fuente indicada, complementada eventualmente con asesoramiento de un abogado o notario que conozca la estructura de su empresa.
Un registro desactualizado — por ejemplo, después de una transmisión de acciones o una modificación estatutaria que no se ha comunicado — cae bajo la misma obligación que un registro incompleto. El registro debe reflejar la situación actual, no la situación en el momento de la constitución.
Si un cliente le solicita datos de UBO y no puede proporcionarlos
Además está la práctica en los clientes, especialmente bancos, aseguradoras y mayores compradores que realizan su propia investigación de la cadena. Esto se llama KYB, Know Your Business: el comprador quiere saber quién hay detrás de un proveedor, entre otras cosas para prevenir el blanqueo de dinero y los conflictos de intereses. Una lista de preguntas KYB suele pedir un resumen de UBO, a veces acompañado de un extracto del Registro Mercantil.
Si no puede proporcionar esos datos a tiempo, la consecuencia no recae en una autoridad supervisora sino en el propio cliente: este puede aplazar la evaluación, formular preguntas adicionales, o en el caso extremo decidir no continuar con la colaboración. No es una sanción jurídica sino una valoración comercial del comprador, y esa valoración varía según el banco, asegurador u ordenante. cómo es el examen KYB en los compradores da una idea de lo que se suele solicitar y por qué.
Dos obligaciones, dos consecuencias distintas
Por lo tanto, es útil separar las dos situaciones. La obligación de registro en el Registro Mercantil es una obligación legal con su propia autoridad supervisora. El suministro de datos de UBO a un cliente es parte de una relación comercial, donde el comprador determina por sí mismo cuán estrictamente revisa y qué hace si falta información. Un registro actualizado, por cierto, a menudo resuelve inmediatamente el segundo problema: quien tiene el registro en orden generalmente puede transmitir los mismos datos a un cliente.
En la práctica, observamos que los empresarios pierden tiempo principalmente porque los mismos datos de UBO se solicitan una y otra vez, en un formato diferente, por un comprador diferente. Eso es exactamente en lo que supplia.eu ayuda: sus datos confirmados se fijan una única vez en su expediente de cadena, y se reutilizan de allí en la lista de preguntas que envía el siguiente cliente. Nosotros no registramos nada en la Cámara de Comercio y no evaluamos su estructura de UBO — esa sigue siendo su responsabilidad, eventualmente con un notario o abogado.
¿Desea saber rápidamente qué cuestionarios probablemente le llegarán en su situación y qué es necesario para ello? Con algunas preguntas verá directamente dónde se encuentra. Si duda sobre si algo se aplica específicamente a su empresa, consulte las respuestas a preguntas frecuentes, o cree una cuenta empresarial para crear su expediente. De este modo, la próxima vez no tendrá que buscar de nuevo el mismo extracto.