Muitos empresários perguntam-se o que acontece exatamente se o registo de UBO não estiver completamente em ordem. A resposta depende de onde corre mal: no Registo Comercial propriamente dito, ou num cliente que solicita uma visão geral atualizada. Ambas as situações têm consequências diferentes, e nenhuma delas precisa ser motivo de pânico — mas sim de atenção.
UBO significa Ultimate Beneficial Owner: a pessoa que é o proprietário final de, ou tem poder de decisão sobre, uma empresa. Muitos países da UE mantêm um registo disso; na Holanda é na Câmara de Comércio. Quem tem uma sociedade ou outra entidade jurídica é, em princípio, obrigado a registar os UBOs lá e manter os dados atualizados.
Se o registo na Câmara de Comércio estiver em falta ou desatualizado
A obrigação de registo é uma obrigação legal, independentemente do que um cliente lhe pedir. A Câmara de Comércio supervisiona a completude do registo e pode abordar empresas que não registam ou não registam atempadamente. O que isso significa num caso concreto, e quais os passos envolvidos, é determinado pela autoridade supervisora; não é uma avaliação que possamos ou queiramos fazer aqui. Para as obrigações e prazos precisos, a informação da Câmara de Comércio é a fonte recomendada, eventualmente complementada por aconselhamento de um jurista ou notário que conheça a estrutura da sua empresa.
Um registo desatualizado — por exemplo após uma transferência de ações ou uma alteração estatutária que não foi comunicada — enquadra-se na mesma obrigação que um registo em falta. O registo deve mostrar a situação atual, não a situação no momento da constituição.
Se um cliente solicita dados de UBO e não consegue fornecê-los
Para além disso, existe a prática junto dos clientes, especialmente bancos, seguradoras e maiores fornecedores que fazem o seu próprio due diligence na cadeia. Chama-se KYB, Know Your Business: o fornecedor quer saber quem está por trás de um fornecedor, entre outros para prevenir branqueamento de capitais e conflitos de interesses. Um questionário KYB solicita frequentemente um sumário de UBO, por vezes acompanhado de um extrato do Registo Comercial.
Se não conseguir fornecer esses dados atempadamente, a consequência não está nas mãos de uma autoridade supervisora mas da própria cliente: essa pode suspender a avaliação, colocar questões adicionais, ou em último caso decidir não prosseguir com a colaboração. Não se trata de uma sanção legal mas de uma avaliação comercial do fornecedor, e essa avaliação varia de banco para banco, de seguradora para seguradora ou de cliente para cliente. como é que a investigação KYB funciona junto dos fornecedores dá uma imagem do que é normalmente solicitado e porquê.
Duas obrigações, duas consequências diferentes
Portanto, é útil distinguir as duas situações. A obrigação de registo na Câmara de Comércio é uma obrigação legal com o seu próprio supervisor. O fornecimento de dados de UBO a um cliente faz parte de uma relação comercial, em que o fornecedor determina por si só o rigor da sua avaliação e o que faz se faltarem informações. Um registo atualizado, aliás, resolve frequentemente o segundo problema de imediato: quem tiver o registo em ordem pode normalmente fornecer os mesmos dados a um cliente.
Na prática, observamos que os empresários perdem principalmente tempo porque os mesmos dados de UBO são solicitados repetidamente, em formato diferente, por um fornecedor diferente. É precisamente isso que supplia.eu ajuda: os seus dados confirmados estão armazenados uma única vez no seu dossier de cadeia, e são reutilizados a partir daí para o questionário que um cliente seguinte envia. Não registamos nada na Câmara de Comércio e não avaliamos a sua estrutura de UBO — isso continua a ser da sua responsabilidade, eventualmente com um notário ou jurista.
Quer saber rapidamente quais questionários provavelmente o afetarão em sua situação e o que é necessário? Com algumas perguntas, você verá imediatamente onde está. Se tiver dúvidas se algo se aplica especificamente ao seu negócio, consulte as respostas às perguntas frequentes, ou crie uma conta comercial para construir seu dossiê. Assim, da próxima vez, você não precisará procurar novamente pelo mesmo documento.