KYB za granicą: czy kontrola jest wszędzie taka sama?
Nie, nie całkiem. KYB oznacza Know Your Business: kontrolę, którą przeprowadzają banki i ubezpieczyciele przed nawiązaniem transakcji biznesowych z przedsiębiorstwem. Podstawę stanowią europejskie przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ale przepisy te zostały zawarte w dyrektywie. Dyrektywa określa cel i minimalny poziom, a każdy kraj UE wdraża to na swój własny sposób w krajowe ustawodawstwo. W rezultacie lista pytań KYB w Niemczech lub we Francji wygląda podobnie jak w Holandii, ale w niektórych aspektach jest nieco inaczej skonstruowana.
Największe różnice znajdują się w trzech kwestiach: który rejestr ostatecznych beneficjentów (UBO) jest konsultowany, które dokumenty uznawane są za ważne dowody i jak rygorystycznie bank lub ubezpieczyciel chce ustalić tożsamość dyrektorów i udziałowców. Dla przedsiębiorcy dostarczającego zagranicznym klientom oznacza to przede wszystkim, że ta sama lista pytań jest czasami wypełniana innymi załącznikami niż te, do których jesteś przyzwyczajony w Holandii.
Dlaczego dyrektywa różni się w zależności od kraju
Europejska dyrektywa to nie rozporządzenie. Rozporządzenie obowiązuje bezpośrednio i w ten sam sposób we wszystkich państwach członkowskich; dyrektywę należy najpierw wdrożyć w krajowe ustawodawstwo, a państwa członkowskie mają w tym względzie swobodę wyboru. W ten sposób próg procentowy, powyżej którego osoba uważana jest za UBO, sposób prowadzenia rejestru UBO i okres przechowywania dokumentów mogą różnić się nieznacznie w zależności od kraju. To nie jest błąd w systemie; tak właśnie dyrektywa powinna działać.
Dla Twojego dossier KYB oznacza to, że dokument wystarczający w Holandii czasami wymaga dodatkowego dokumentu w innym kraju, na przykład bardziej aktualnego wyciągu lub dodatkowego oświadczenia dyrektora. sprawdzić dla każdego tematu, co dokładnie się żąda zawiera przegląd tego, o co kraje zwykle proszą, bez konieczności samodzielnego przeglądania wszystkich krajowych tekstów ustawowych.
Rejestry UBO są krajowe, a nie europejskie
Każdy kraj UE prowadzi swój własny rejestr UBO; nie ma centralnego rejestru europejskiego, do którego zagraniczna bank mogłaby zajrzeć. Holenderskie przedsiębiorstwo jest zatem zarejestrowane w holenderskim rejestrze, a niemiecki klient, który kontroluje Twoje dane, nie zawsze może bezpośrednio konsultować ten rejestr lub musi zastosować inny proces w celu weryfikacji danych. Jest to jeden z powodów, dla których zagraniczni odbiorcy często żądają własnego wyciągu lub oświadczenia, nawet jeśli te informacje zostały już zarejestrowane w Holandii.
Ponadto dostępność rejestrów UBO różni się w zależności od kraju: niektóre kraje udzielają szerokiego dostępu, inne ograniczają go do stron mających wykazane uzasadnienie. To wpływa nie tylko na szybkość kontroli, ale także na to, co zagranicznego klienta może sam sprawdzić i o co musi zapytać ciebie.
Dokumenty, tłumaczenie i legalizacja
Druga różnica dotyczy formy dokumentów. Holenderski wyciąg z Rejestru Handlowego jest bez problemu akceptowany przez większość krajów UE, ale u klientów spoza UE może być wymagane tłumaczenie lub legalizacja, zanim dokument będzie uznany za ważny dowód. Legalizacja oznacza, że kompetentny organ potwierdza autentyczność dokumentu, często przy użyciu pieczęci lub oświadczenia, które jest przeznaczone specjalnie dla danego kraju. To nie dotyczy każdego zagranicznego klienta, ale jest to coś, co warto wziąć pod uwagę, jeśli po raz pierwszy dostarczasz do strony spoza UE.
Różni się również ważność dokumentów. Wyciąg, który w Holandii uważa się za aktualny przez rok, może być przez inny bank uznany za wygasnięty po krótszym okresie. jak przetwarzamy Twoje dane jest tutaj mniej istotne niż pytanie, jak długo dokument jest ważny gdzieś indziej; określa to strona otrzymująca, nie Wasza własna dokumentacja.
Co to oznacza praktycznie
Dla większości firm MKB, które okazjonalnie lub regularnie dostarczają towary zagranicznym klientom, sprowadza się to do czegoś dodatkowego: jednego lub dwóch dodatkowych dokumentów, tłumaczenia, lub nieco bardziej rygorystycznej kontroli osób uprawnionego do podpisywania w Waszej firmie. Nie jest to powód, aby sądzić, że coś robicie źle; jest to konsekwencja sposobu, w jaki działają dyrektywy w Unii Europejskiej.
Czy konkretny klient w konkretnym kraju wymaga od Was więcej niż się spodziewaliście, najlepiej jest to wyjaśnić bezpośrednio z tym klientem lub z organem nadzoru w tym kraju. Aby uzyskać pierwsze pojęcie o tym, co dotyczy Waszego typu firmy i rynku zbytu, możecie w kilku pytaniach zobaczyć, które kwestionariusze mogą być dla Was istotne.
Supplia.eu nic nie wyjaśnia i nie ocenia żadnych akt; pomagamy Wam przejrzyście porządkować odpowiedzi i dokumenty, które już posiadacie, dla kwestionariuszy, które trafiają na Waszą drogę. Jeśli chcecie wiedzieć, jak to dokładnie działa, przeczytajcie w jaki sposób informacje na tej platformie powstają, lub zapoznajcie się z odpowiedziami na pytania, które otrzymujemy najczęściej.