KYB en el extranjero: ¿es el control igual en todas partes?
No, no exactamente. KYB significa Know Your Business: el control que realizan los bancos y aseguradoras antes de hacer negocios con una empresa. La base procede de normas europeas contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, pero esas normas se establecen en una Directiva. Una Directiva establece un objetivo y un nivel mínimo, y cada país de la UE lo transpone a su legislación nacional de su propia manera. Por ello, un cuestionario KYB en Alemania o Francia se parece al holandés, pero está estructurado de manera diferente en algunos aspectos.
Las mayores diferencias se encuentran en tres cosas: qué registro se consulta para los beneficiarios finales (UBO), qué documentos se consideran prueba válida, y qué rigor aplica un banco o asegurador para establecer la identidad de los administradores y accionistas. Para un empresario que suministra a clientes extranjeros, esto significa principalmente que el mismo cuestionario a veces se completa con documentos adjuntos diferentes a los que está acostumbrado en Países Bajos.
Por qué una Directiva difiere por país
Una Directiva europea no es un Reglamento. Un Reglamento se aplica directa y de la misma manera en todos los Estados miembros; una Directiva primero debe transponerse a la legislación nacional, y los Estados miembros tienen margen para sus propias opciones. Así, el porcentaje de umbral a partir del cual alguien se considera UBO, la manera en que se mantiene un registro de UBO, y el período de retención de documentos pueden variar ligeramente de un país a otro. Esto no es un error en el sistema; es cómo está pensada una Directiva.
Para su dossier KYB, esto significa que un documento que es suficiente en Países Bajos, en otro país a veces requiere una pieza complementaria, por ejemplo un extracto más reciente o una declaración adicional del administrador. investigar por tema qué se pregunta exactamente ofrece una descripción general de lo que generalmente piden los países, sin que tenga que revisar usted mismo todos los textos legales nacionales.
Los registros de UBO son nacionales, no europeos
Cada país de la UE mantiene su propio registro de UBO; no hay un registro europeo central donde un banco extranjero pueda mirar fácilmente. Una empresa holandesa figura pues en el registro holandés, y un cliente alemán que verifique sus datos no siempre puede consultar ese registro directamente o debe seguir un proceso diferente para verificar los datos. Esta es una de las razones por las que los proveedores extranjeros a menudo solicitan un extracto o declaración propia, incluso si ya ha registrado esa información en Países Bajos.
Además, la accesibilidad de los registros de UBO varía según el país: algunos países proporcionan un acceso amplio, otros lo limitan a partes con un interés demostrable. Esto no solo afecta la rapidez del control, sino también lo que un cliente extranjero puede consultar por sí mismo y lo que tiene que preguntarle a usted.
Documentos, traducción y legalización
Una segunda diferencia se encuentra en la forma de los documentos. Un extracto holandés del Registro Mercantil se acepta sin problemas en la mayoría de países de la UE, pero con clientes fuera de la UE puede ser necesaria una traducción o una legalización antes de que un documento cuente como prueba válida. Legalización significa que una autoridad competente certifica que un documento es auténtico, a menudo con un sello o declaración específicamente destinado al país receptor. Esto no ocurre con todos los clientes extranjeros, pero es algo que puede tener en cuenta si por primera vez suministra a una parte fuera de la UE.
También difiere la duración de validez de los documentos. Un extracto que en Países Bajos se considera actual durante un año, otro banco puede considerarlo caducado después de un período más corto. cómo tratamos sus datos es más relevante aquí que la pregunta de cuánto tiempo sigue siendo válido un comprobante en otro lugar; eso lo determina la parte receptora, no su propia administración.
Qué significa esto en la práctica
Para la mayoría de las empresas medianas y pequeñas que suministran a clientes extranjeros de forma ocasional o estructurada, esto se reduce a algo adicional: uno o dos documentos complementarios, una traducción, o un control ligeramente más estricto de quién dentro de su empresa tiene poder para firmar. No es motivo para asumir que está haciendo algo mal; es una consecuencia de cómo funcionan las directivas en la Unión Europea.
Si un cliente específico en un país específico le pide más de lo que está acostumbrado, lo mejor es preguntarlo directamente a ese cliente o a la autoridad supervisora de ese país. Para hacerse una primera idea de qué está en juego en su tipo de empresa y su mercado de ventas, puede en un par de preguntas ver qué listas de comprobación pueden serle aplicables.
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