KYB im Ausland: ist die Kontrolle überall gleich?
Nein, nicht ganz. KYB steht für Know Your Business: die Kontrolle, die Banken und Versicherer durchführen, bevor sie mit einem Unternehmen Geschäfte tätigen. Die Grundlage stammt aus Europäischen Regeln gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, aber diese Regeln sind in einer Richtlinie festgelegt. Eine Richtlinie gibt ein Ziel und ein Mindestniveau vor, und jedes EU-Land setzt dies auf seine eigene Weise in nationale Rechtsvorschriften um. Daher ähnelt ein KYB-Fragebogen in Deutschland oder Frankreich dem niederländischen, ist aber in manchen Punkten anders strukturiert.
Die größten Unterschiede liegen in drei Dingen: welches Register für die wirtschaftlich Berechtigten (UBO) zu Rate gezogen wird, welche Dokumente als gültiger Nachweis gelten, und wie streng eine Bank oder ein Versicherer die Identität von Geschäftsführern und Anteilseignern feststellen möchte. Für einen Unternehmer, der an ausländische Kunden liefert, bedeutet dies vor allem, dass derselbe Fragebogen manchmal mit anderen Anlagen ausgefüllt wird als in den Niederlanden üblich.
Warum eine Richtlinie von Land zu Land unterschiedlich ist
Eine Europäische Richtlinie ist keine Verordnung. Eine Verordnung gilt unmittelbar und auf die gleiche Weise in allen Mitgliedstaaten; eine Richtlinie muss zunächst in nationale Rechtsvorschriften umgesetzt werden, und die Mitgliedstaaten haben dabei Spielraum für eigene Entscheidungen. So kann der Schwellenprozentsatz, ab dem jemand als UBO gilt, die Art und Weise, wie ein UBO-Register geführt wird, und die Aufbewahrungsfrist für Dokumente von Land zu Land unterschiedlich ausfallen. Das ist kein Fehler des Systems; es ist die beabsichtigte Funktionsweise einer Richtlinie.
Für Ihr KYB-Dossier bedeutet dies, dass ein Dokument, das in den Niederlanden ausreichend ist, in einem anderen Land manchmal ein zusätzliches Dokument benötigt, zum Beispiel einen aktuelleren Auszug oder eine zusätzliche Erklärung der Geschäftsführung. pro Thema überprüfen, was genau verlangt wird bietet einen Überblick über das, was Länder üblicherweise verlangen, ohne dass Sie selbst alle nationalen Gesetzes- und Verordnungstexte durchgehen müssen.
UBO-Register sind national, nicht Europäisch
Jedes EU-Land führt sein eigenes UBO-Register; es gibt kein zentrales Europäisches Register, in das eine ausländische Bank kurz schauen kann. Ein niederländisches Unternehmen ist also im niederländischen Register eingetragen, und ein deutscher Kunde, der Ihre Angaben kontrolliert, kann dieses Register nicht immer direkt einsehen oder muss einen anderen Prozess befolgen, um die Angaben zu überprüfen. Das ist einer der Gründe, warum ausländische Abnehmer häufig um einen eigenen Auszug oder eine Erklärung bitten, auch wenn Sie diese Informationen bereits in den Niederlanden eintragen lassen haben.
Darüber hinaus unterscheidet sich die Zugänglichkeit der UBO-Register von Land zu Land: Einige Länder gewähren breite Einsicht, andere beschränken dies auf Parteien mit einem nachweisbaren Interesse. Dies wirkt sich nicht nur darauf aus, wie schnell eine Kontrolle abläuft, sondern auch darauf, was ein ausländischer Kunde selbst nachschlagen kann und was er bei Ihnen erfragen muss.
Dokumente, Übersetzung und Legalisierung
Ein zweiter Unterschied liegt in der Form der Dokumente. Ein niederländischer Auszug aus dem Handelsregister wird in den meisten EU-Ländern ohne Probleme akzeptiert, aber bei Kunden außerhalb der EU kann eine Übersetzung oder eine Legalisierung erforderlich sein, bevor ein Dokument als gültiger Nachweis gilt. Legalisierung bedeutet, dass eine zuständige Behörde bestätigt, dass ein Dokument echt ist, oft mit einem Stempel oder einer Erklärung, die speziell für das Empfängerland bestimmt ist. Dies ist nicht bei jedem ausländischen Kunden relevant, aber es ist etwas, das Sie berücksichtigen können, wenn Sie zum ersten Mal an eine Partei außerhalb der EU liefern.
Auch die Geltungsdauer von Dokumenten unterscheidet sich. Ein Auszug, der in den Niederlanden ein Jahr lang als aktuell gilt, kann von einer anderen Bank nach einer kürzeren Frist als abgelaufen betrachtet werden. wie wir mit Ihren Daten umgehen ist hier weniger relevant als die Frage, wie lange ein Beleg woanders gültig bleibt; das bestimmt die empfangende Partei, nicht Ihre eigene Verwaltung.
Was dies praktisch bedeutet
Für die meisten KMU-Unternehmen, die gelegentlich oder strukturell an ausländische Kunden liefern, kommt dies auf etwas Zusätzliches hinaus: ein oder zwei zusätzliche Dokumente, eine Übersetzung oder eine etwas strengere Kontrolle darüber, wer innerhalb Ihres Unternehmens unterzeichnungsbefugt ist. Es ist kein Grund anzunehmen, dass Sie etwas falsch machen; es ist eine Folge davon, wie Richtlinien in der Europäischen Union funktionieren.
Ob ein bestimmter Kunde in einem bestimmten Land mehr von Ihnen verlangt als Sie gewohnt sind, können Sie am besten bei diesem Kunden selbst oder bei der Aufsichtsbehörde in diesem Land nachfragen. Für einen ersten Eindruck davon, welche Anforderungen bei Ihrem Unternehmenstyp und Ihrem Absatzmarkt relevant sind, können Sie in ein paar Fragen sehen, welche Checklisten auf Sie zutreffen könnten.
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