KYB à l'étranger : le contrôle est-il identique partout ?
Non, pas tout à fait. KYB signifie Know Your Business : le contrôle que les banques et les assureurs effectuent avant de faire affaire avec une entreprise. La base provient des règles européennes contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, mais ces règles sont énoncées dans une directive. Une directive fixe un objectif et un niveau minimum, et chaque pays de l'UE la transpose à sa manière dans sa législation nationale. C'est pourquoi un questionnaire KYB en Allemagne ou en France ressemble à celui des Pays-Bas, mais diffère sur certains points.
Les plus grandes différences se situent dans trois domaines : le registre consulté pour les bénéficiaires effectifs (UBO), les documents considérés comme des preuves valables, et la rigueur avec laquelle une banque ou un assureur souhaite établir l'identité des dirigeants et des actionnaires. Pour un entrepreneur qui livre à des clients étrangers, cela signifie principalement que le même questionnaire est parfois complété avec d'autres pièces jointes que celles auxquelles vous êtes habitué aux Pays-Bas.
Pourquoi une directive diffère selon les pays
Une directive européenne n'est pas un règlement. Un règlement s'applique directement et de la même manière dans tous les États membres ; une directive doit d'abord être transposée dans la législation nationale, et les États membres ont la possibilité de faire leurs propres choix. Ainsi, le pourcentage seuil au-delà duquel une personne est considérée comme UBO, la manière dont un registre des UBO est tenu à jour, et la période de conservation des documents peuvent varier d'un pays à l'autre. Ce n'est pas une erreur du système ; c'est le fonctionnement prévu d'une directive.
Pour votre dossier KYB, cela signifie qu'un document qui suffit aux Pays-Bas peut nécessiter une pièce supplémentaire dans un autre pays, par exemple un extrait plus récent ou une déclaration supplémentaire du dirigeant. examiner par sujet ce qui est exactement demandé fournit un aperçu de ce que les pays demandent généralement, sans que vous ayez besoin de consulter vous-même tous les textes législatifs nationaux.
Les registres des UBO sont nationaux, pas européens
Chaque pays de l'UE tient à jour son propre registre des UBO ; il n'existe pas de registre central européen auquel une banque étrangère peut se référer. Une entreprise néerlandaise est donc inscrite dans le registre néerlandais, et un client allemand qui vérifie vos données ne peut pas toujours consulter ce registre directement ou doit suivre un autre processus pour vérifier les données. C'est l'une des raisons pour lesquelles les fournisseurs étrangers demandent souvent un extrait ou une déclaration propre, même si vous avez déjà fait enregistrer ces informations aux Pays-Bas.
En outre, l'accessibilité des registres des UBO varie selon les pays : certains pays accordent un large accès, d'autres le limitent aux parties ayant un intérêt démontrable. Cela affecte non seulement la rapidité du contrôle, mais aussi ce qu'un client étranger peut rechercher lui-même et ce qu'il doit vous demander.
Documents, traduction et légalisation
La deuxième différence réside dans la forme des documents. Un extrait néerlandais du Registre du Commerce est accepté sans problème par la plupart des pays de l'UE, mais chez les clients en dehors de l'UE, une traduction ou une légalisation peut être nécessaire avant qu'un document ne soit considéré comme une preuve valable. La légalisation signifie qu'une autorité compétente confirme qu'un document est authentique, souvent avec un sceau ou une déclaration destinée spécifiquement au pays destinataire. Cela ne s'applique pas à chaque client étranger, mais c'est quelque chose à prendre en compte si vous livrez pour la première fois à un tiers en dehors de l'UE.
La durée de validité des documents diffère également. Un extrait qui est considéré comme actuel pendant un an aux Pays-Bas peut être jugé obsolète par une autre banque après une période plus courte. comment nous traitons vos données est ici moins pertinent que la question de la durée de validité d'une pièce justificative ailleurs; c'est le destinataire qui le détermine, pas votre propre gestion des dossiers.
Ce que cela signifie en pratique
Pour la plupart des PME qui livrent occasionnellement ou régulièrement à des clients étrangers, cela se résume à quelque chose de supplémentaire: un ou deux documents additionnels, une traduction, ou un contrôle un peu plus strict de qui au sein de votre entreprise a le pouvoir de signature. Ce n'est pas une raison de supposer que vous faites quelque chose de mal; c'est une conséquence de la façon dont les directives fonctionnent dans l'Union européenne.
Si un client spécifique dans un pays spécifique vous demande plus que ce à quoi vous êtes habitué, il est préférable de vérifier auprès de ce client lui-même ou auprès de l'autorité de surveillance dans ce pays. Pour avoir une première idée de ce qui s'applique à votre type d'entreprise et à votre marché de destination, vous pouvez en quelques questions voir quels questionnaires pourraient s'appliquer à vous.
Supplia.eu n'explique rien et n'évalue aucun dossier; nous vous aidons à maintenir un aperçu des réponses et des pièces justificatives que vous avez déjà, pour les questionnaires qui se présentent sur votre chemin. Si vous voulez savoir comment cela fonctionne exactement, lisez comment les informations sur cette plateforme sont élaborées, ou consultez les réponses aux questions que nous recevons le plus souvent.