KYB v zahraničí: je kontrola všude stejná?
Ne, ne úplně. KYB znamená Know Your Business: kontrola, kterou provádějí banky a pojišťovny před tím, než zahájí obchodování s podnikem. Základem jsou evropská pravidla proti praní peněz a financování terorismu, ale tato pravidla jsou zakotvena v směrnici. Směrnice stanovuje cíl a minimální úroveň, a každá země EU ji implementuje do své národní legislativy vlastním způsobem. V důsledku toho se dotazník KYB v Německu nebo Francii podobá tomu nizozemskému, ale v některých aspektech je jinak strukturován.
Největší rozdíly se nacházejí ve třech věcech: který registr se používá pro konečné příjemce výhod (UBO), které dokumenty se považují za platný důkaz a jak přísná je banka nebo pojišťovna při ověřování identity vedoucích pracovníků a akcionářů. Pro podnikatele dodávajícího zahraniční klientům to znamená především, že stejný dotazník se někdy vyplňuje s jinými přílohy než na co jste zvyklí v Nederlandsku.
Proč se směrnice liší podle jednotlivých zemí
Evropská směrnice není nařízení. Nařízení se vztahuje přímo a stejným způsobem ve všech členských státech; směrnice musí být nejdříve transponována do národní legislativy a členské státy mají při tom prostor pro vlastní rozhodnutí. Tak se prahové procento, nad kterým se někdo považuje za UBO, způsob vedení registru UBO a lhůta pro uchovávání dokumentů mohou od země k zemi lišit. To není chyba v systému; je to to, jak je směrnice zamýšlena.
Pro váš dossier KYB to znamená, že dokument, který postačuje v Nederlandsku, v jiné zemi někdy vyžaduje doplňující část, například novější výpis nebo dodatečné prohlášení vedoucího pracovníka. prověřit jednotlivě pro každý předmět, co se přesně požaduje poskytuje přehled toho, co země běžně požadují, bez toho, abyste si sami museli projít veškeré národní právní texty.
Registry UBO jsou národní, nikoli evropské
Každá země EU si vede svůj vlastní registr UBO; neexistuje žádný centrální evropský registr, do kterého by se zahraniční banka mohla podívat. Nizozemský podnik se tedy registruje v nizozemském registru a německý klient, který ověřuje vaše údaje, nemusí mít vždy přístup k tomuto registru přímo nebo musí dodržet jiný postup k ověření údajů. To je jeden z důvodů, proč zahraniční odběratelé často žádají vlastní výpis nebo prohlášení, i když jste tyto informace již zaregistrovali v Nederlandsku.
Kromě toho se dostupnost registrů UBO liší podle zemí: některé země poskytují širokému přístupu, další jej omezují na strany s prokazatelným zájmem. To se týká nejen toho, jak rychle probíhá kontrola, ale také toho, co si může zahraniční klient sám vyhledat a co si musí od vás vyjasnit.
Dokumenty, překlad a legalizace
Druhý rozdíl spočívá v podobě dokumentů. Nizozemský výpis z Obchodního rejstříku se bez problémů přijímá u většiny zemí EU, ale u klientů mimo EU může být nutný překlad nebo legalizace předtím, než se dokument uzná jako platný důkaz. Legalizace znamená, že příslušný úřad potvrdí, že je dokument pravý, často se razítkem nebo prohlášením, které je určeno konkrétně pro příjemcí zemi. Toto se netýká všech zahraničních klientů, ale je to něco, s čím můžete počítat, pokud poprvé dodáváte straně mimo EU.
Liší se také období platnosti dokumentů. Výpis, který je v Nederlandsku považován za aktuální rok, může být jinou bankou po kratší lhůtě považován za prošlý. jak s vašimi údaji nakládáme je zde méně relevantní než otázka, jak dlouho je důkazní materiál platný jinde; to určuje přijímající strana, nikoli vaše vlastní administrativa.
Co to znamená prakticky
Pro většinu malých a středních podniků, které příležitostně nebo systematicky dodávají zahraničním zákazníkům, se to redukuje na něco navíc: jeden nebo dva doplňující dokumenty, překlad nebo mírně přísnější kontrolu toho, kdo má ve vaší společnosti podpisové oprávnění. Není to důvod předpokládat, že děláte něco špatně; je to důsledek toho, jak fungují směrnice v Evropské unii.
Jestliže konkrétní zákazník v konkrétní zemi po vás požaduje více než na co jste zvyklí, je nejlepší se na to zeptat přímo tohoto zákazníka nebo regulačního orgánu v dané zemi. Abyste si vytvořili první představu o tom, co se hraje na poli vašeho typu podniku a vašeho odbytového trhu, můžete v několika otázkách zjistit, které dotazníky se na vás mohou vztahovat.
Supplia.eu nic nevysvětluje a nehodnotí žádný spis; pomáháme vám přehledně uchovávat odpovědi a důkazní materiály, které už máte, pro dotazníky, které se na vaši cestu dostanou. Chcete-li vědět, jak to přesně funguje, přečtěte si jak vznikají informace na této platformě, nebo si prohlédněte odpovědi na otázky, které dostáváme nejčastěji.