KYB i udlandet: er kontrollen den samme overalt?
Nej, ikke helt. KYB står for Know Your Business: den kontrol, som banker og forsikringsselskaber udfører, før de handler med en virksomhed. Grundlaget kommer fra europæiske regler mod hvidvask og finansiering af terrorisme, men disse regler er fastsat i et direktiv. Et direktiv giver et mål og et minimumsniveau, og hvert EU-land gennemfører det på sin egen måde i national lovgivning. Derfor ligner et KYB-spørgeskema i Tyskland eller Frankrig det hollandske, men det er indrettet anderledes på nogle punkter.
De største forskelle ligger i tre ting: hvilket register for de faktiske ejere (UBO) der konsulteres, hvilke dokumenter, der gælder som gyldige bevis, og hvor streng en bank eller et forsikringsselskab ønsker at fastsætte identiteten på bestyrelsesmedlemmer og aktionærer. For en virksomhed, der leverer til udenlandske kunder, betyder det primært, at det samme spørgeskema nogle gange udfyldes med andre vedhæftninger end det, du er vant til i Holland.
Hvorfor et direktiv varierer fra land til land
Et europæisk direktiv er ikke en forordning. En forordning gælder direkte og på samme måde i alle medlemsstater; et direktiv skal først gennemføres i national lovgivning, og medlemsstater får derved plads til egne valg. Således kan tærskelprocenten, over hvilken nogen betragtes som UBO, den måde, hvorpå et UBO-register føres, og bevaringstiden for dokumenter fra land til land være forskellige. Det er ikke en fejl i systemet; det er, hvordan et direktiv er tænkt.
For dit KYB-dossier betyder det, at et dokument, der er tilstrækkeligt i Holland, nogle gange kræver et supplerende stykke i et andet land, f.eks. en nyere udsendelse eller en ekstra erklæring fra bestyrelsesmedlemmet. undersøge punkt for punkt, hvad der præcist bliver spurgt om giver et overblik over, hvad lande typisk spørger om, uden at du selv skal gennemgå alle nationale lovtekster.
UBO-registre er nationale, ikke europæiske
Hvert EU-land fører sit eget UBO-register; der er ikke noget centralt europæisk register, hvor en udenlandsk bank blot kan se ind. En hollandsk virksomhed står således i det hollandske register, og en tysk kunde, der kontrollerer dine oplysninger, kan ikke altid konsultere det register direkte eller skal følge en anden proces for at verificere oplysningerne. Det er en af grundene til, at udenlandske kunder ofte beder om en egen udsendelse eller erklæring, også selv om du allerede har fået disse oplysninger registreret i Holland.
Derudover varierer tilgængeligheden af UBO-registre fra land til land: nogle lande giver bred indsigt, andre begrænser det til parter med en påviselig interesse. Det påvirker ikke kun, hvor hurtigt en kontrol forløber, men også hvad en udenlandsk kunde selv kan slå op, og hvad han skal spørge dig om.
Dokumenter, oversættelse og legaliseringer
En anden forskel ligger i form af dokumenter. En hollandsk udskrift fra Handelsregisteret accepteres uden problemer i de fleste EU-lande, men hos kunder uden for EU kan en oversættelse eller legalisering være nødvendig, før et dokument tæller som gyldigt bevis. Legalisering betyder, at en kompetent myndighed bekræfter, at et dokument er ægte, ofte med et stempel eller erklæring, der specifikt er beregnet til det modtagende land. Dette gælder ikke for hver udenlandsk kunde, men det er noget, du kan tage højde for, når du første gang leverer til en part uden for EU.
Gyldighedsperioden for dokumenter varierer også. En udskrift, der i Holland gælder som aktuelt i et år, kan af en anden bank blive betragtet som udløbet efter en kortere periode. hvordan vi håndterer dine oplysninger er mindre relevant end spørgsmålet om, hvor længe et bevisstykke forbliver gyldigt andre steder; det afgør modtageren, ikke jeres egen administration.
Hvad det praktisk betyder
For de fleste SMV-virksomheder, der leverer til udenlandske kunder af og til eller struktureret, handler det om noget ekstra: et eller to supplerende dokumenter, en oversættelse, eller en lidt strengere kontrol af, hvem i jeres virksomhed der har tegningsbefindelse. Det er ingen grund til at antage, at I gør noget forkert; det er en følge af, hvordan direktiver fungerer i Den Europæiske Union.
Hvis en specifik kunde i et specifikt land stiller større krav til jer, end I er vant til, er det bedst at høre efter hos kunden selv eller hos tilsynsmyndigheden i det pågældende land. For at få et første indtryk af, hvad der spiller en rolle for jeres virksomhedstype og jeres afsætningsmarked, kan I i et par spørgsmål se, hvilke spørgeskemaer der kan være relevante for jer.
Supplia.eu forklarer intet og bedømmer ingen dossier; vi hjælper jer med at holde styr på de svar og bevisstykker, som I allerede har, til de spørgeskemaer, der kommer på jeres vej. Hvis I gerne vil vide, hvordan det præcis fungerer, skal I læse hvordan informationen på denne platform kommer til standeller se på svar på de spørgsmål, vi oftest får stillet.