Vad kostar det att få din UBO-registrering ordnad?
Kostnaderna för en UBO-registrering beror på vem som utför arbetet och hur komplicerad ägarstrukturen i ditt företag är. Om du ordnar registreringen själv hos Handels- och industrikammaren betalar du främst tid och ett fast belopp som KvK själv fastställer. Om du anlitar en notarie eller rådgivare kommer ett timarvode eller fast arvode på toppen av detta, vilket ökar i takt med att din struktur har fler nivåer eller utländska enheter.
Det finns inget fast nationellt arvode för "att få en UBO-registrering ordnad", eftersom själva registreringen är en administrativ åtgärd och vägledningen däromkring är en tjänst från en tredje part. Det belopp du slutligen betalar är därför sammansatt av ett antal separata delar. Denna artikel listar dessa delar.
Var beloppet kommer från
Handels- och industrikammaren tar ut ett fast belopp för registrering av en UBO för varje uppgift. Detta belopp gäller för alla och ändras inte beroende på hur komplicerad din verksamhet är. Denna del av kostnaderna är därför förutsebar och finns på KvK:s egen webbplats.
Därutöver finns ofta en andra kostnadspost: tiden eller arvodet för den person som förbereder uppgiften för dig. För ett enkelt privat aktiebolag med en eller två fysiska personer som slutlig intressent kan en bokförare eller företagare ofta hantera detta själv. För en struktur med flera holding-bolag, utländska aktieägare eller en trust är det ofta en notarie eller juridisk rådgivare inblandad, och de debiterar ett arvode för analysen av strukturen och upprättandet av rätt uppgift.
En tredje kostnadspost uppstår först senare: ändringar. Om något ändras i ägar- eller kontrollstrukturen måste registreringen uppdateras. Den som inte uppdaterar detta själv betalar igen för utredningsarbete när en köpare, bank eller försäkringsgivare begär en aktuell UBO-uppgift.
Vad som bestämmer beloppet
Den viktigaste skillnaden är om din struktur är enkel eller upplagd. Ett företag med en ägare som också är styrelseordförande har vanligtvis en kort och billig väg. Ett företag med flera aktieägare, en holding-struktur eller ett moderföretag utomlands kräver mer utredningsarbete, och det utredningsarbetet är där huvuddelen av kostnaderna ligger, inte själva registreringen.
Landet spelar också en roll. Registren och kraven på dem skiljer sig åt mellan medlemsstaterna, och en struktur som har aktieägare i flera länder kräver ofta samordning mellan rådgivare i dessa länder. Läs mer om detta i artikeln om huruvida UBO-registret är reglerat på annat sätt utomlands.
En tredje faktor är hur ofta din struktur ändras. En stabil ägarstruktur som förblir oförändrad i många år kostar lite efter den första registreringen. Ett företag som regelbundet överför aktier eller lägger in en ny holding måste varje gång undersöka igen om UBO-uppgiften fortfarande är korrekt.
Göra det själv eller låta ordna det
Huruvida du kan registrera dig själv beror mycket på hur väl du själv har överblick över vem som i slutändan har kontroll över ditt företag. Med en enkel struktur är det ofta tydligt. Om du är osäker på vem exakt som räknas som slutlig intressent, är det lämpligt att gå igenom detta med en notarie, revisor eller jurist innan du skickar något till KvK, eftersom en felaktig uppgift kan ställa frågor senare. Den som vill veta mer om detta hittar en mer detaljerad förklaring i artikeln om huruvida du kan ordna UBO-registreringen själv.
Skillnaden mot vad din köpare frågar
Det är viktigt att skilja mellan UBO-registreringen hos KvK och den KYB-fråga som en bank, försäkringsgivare eller större köpare ställer till er. Den senare parten frågar ofta om ett utdrag eller bekräftelse av era UBO-uppgifter som en del av en bredare utredning av er verksamhet. Kostnaderna för själva registreringen är alltså åtskilda från den tid det tar att leverera samma uppgifter om och om igen till olika köpare. Hur dessa två förhåller sig till varandra beskrivs i artikeln om vad KYB innebär och varför en köpare frågar om det.
Just denna upprepning är precis där många företagare förlorar tid: samma UBO-uppgifter, samma handlingar, ifyllda om och om igen i en annan portal. Supplia.eu hämtar dessa uppgifter från en kedjefil och gör dem klara för bekräftelse, så att ni inte behöver leta upp dem varje gång på nytt.
Vill ni veta hur det ser ut i praktiken, eller vilka ämnen som är relevanta för er verksamhet? Gör den kostnadsfria kontrollen i några frågor eller läs de andra ämnena i vanliga frågor. Om ni är osäker på er specifika struktur är en notarie, revisor eller Handelskammaren själv lämplig kontaktpunkt.