vilket filformat måste min frågelista ha för att kunna laddas upp

Filformat är vanligtvis inte flaskhalsen

De flesta frågelistor kommer in som Excel (.xlsx), Word (.docx) eller PDF, och systemet känner igen alla dessa tre utan ytterligare bearbetning. En export från en portal som EcoVadis, Avetta eller ett bankspecifikt frågelisteverktyg levereras också vanligtvis som PDF eller Excel, och det läses in på samma sätt. Vid en skannad PDF — alltså ett foto av en papperslista i stället för ett digitalt dokument — tar frågekänningen lite längre tid, men det fungerar i de flesta fall också.

Vad som är viktigt är strukturen på själva frågorna, inte filformatets format. En lista med lösa öppna frågor om till exempel antalet anställda eller de länder där företaget har verksamhetsstäder känner systemet igen i regel bra. En matris med sammanslagna celler, eller en frågelista som är uppbyggd från listrutor i en portalspecifik layout, kräver ibland en kontroll efteråt: då är svaret rätt i dossieren, men du måste kontrollera att det hamnar på rätt plats i den uppladdade filen.

Vad som skiljer sig per format vid läsningen

För Excel och Word använder systemet dokumentets egen textstruktur — rubriker, celler, numrering — för att känna igen fråga och svarsfield. För PDF beror det på om det är en text-PDF (med sökbar text) eller ett skannat dokument (bara en bild): i det första fallet är igenkänningen lika tillförlitlig som i Word, i det andra fallet konverteras text först med bildkänning och en extra kontroll är lämplig, särskilt för siffror som årsomfattningen eller ett registreringsnummer. Detta är inte ett lagstadgat krav eller norm — det finns ingen föreskrift som en kund eller tillsynsmyndighet ställer på ett frågelistas filformat — det är rent en egenskap av hur själva plattformen läser in dokument.