que formato de arquivo deve ter o meu questionário para enviar

O formato de ficheiro geralmente não é o fator limitante

A maioria dos questionários chega em Excel (.xlsx), Word (.docx) ou PDF, e o sistema reconhece estes três formatos sem processamento adicional. Também uma exportação de um portal como EcoVadis, Avetta ou uma ferramenta de questionário própria do banco é geralmente fornecida como PDF ou Excel, e isso funciona da mesma forma. No caso de um PDF digitalizado — ou seja, uma foto de uma lista em papel em vez de um documento digital — o reconhecimento das perguntas demora um pouco mais, mas funciona na maioria dos casos.

O que realmente importa é a estrutura das próprias perguntas, não o formato do ficheiro. Uma lista com perguntas abertas soltas sobre, por exemplo, o número de colaboradores ou os países onde a empresa tem estabelecimentos o sistema geralmente reconhece bem. Uma matriz com células mescladas, ou um questionário construído a partir de menus suspensos numa formatação proprietária do portal, às vezes requer uma verificação posterior: o resposta fica bem armazenada no ficheiro, mas tem de verificar se é colocada no local correto no ficheiro carregado.

O que varia por formato ao ler os dados

Para Excel e Word, o sistema utiliza a estrutura de texto do próprio documento — títulos, células, numeração — para reconhecer a pergunta e o campo de resposta. Para PDF, isso depende se é um PDF de texto (com texto pesquisável) ou um documento digitalizado (apenas uma imagem): no primeiro caso, o reconhecimento é tão fiável como em Word, no segundo caso o texto é primeiro convertido com reconhecimento de imagem e recomenda-se uma verificação adicional, especialmente para números como o volume de negócios anual ou um número de registo. Esta não é uma exigência legal ou norma — não existe nenhuma disposição que um cliente ou autoridade supervisora imponha sobre o formato de ficheiro de um questionário — é simplesmente uma característica de como a própria plataforma lê documentos.