millainen tiedostomuoto kysymysluettelollani tulee olla, jotta se voidaan ladata

Tiedostomuoto ei yleensä ole pullonkaula

Useimmat kyselyt saapuvat Excel-muodossa (.xlsx), Word-muodossa (.docx) tai PDF-muodossa, ja järjestelmä tunnistaa kaikki nämä kolme muotoa ilman lisäkäsittelyä. Myös viennit portaaleista kuten EcoVadis, Avetta tai pankin omasta kyselylomake-työkalusta toimitetaan yleensä PDF- tai Excel-muodossa, ja ne luetaan samalla tavalla. Skannatun PDF-tiedoston — eli valokuva paperisesta lomakkeesta digitaalisen asiakirjan sijaan — kysymysten tunnistaminen kestää hieman kauemmin, mutta se toimii useimmissa tapauksissa myös.

Ratkaisevaa on kyselyjen itsensä rakenne, ei tiedostomuoto. Järjestelmä tunnistaa yleensä hyvin listan, jossa on irrallisia avoimia kysymyksiä esimerkiksi työntekijöiden lukumäärän tai maihin, joissa yrityksellä on toimistoja tunnistaa järjestelmä yleensä hyvin. Matriisi yhdistettyjen solujen kanssa tai kyselylomake, joka on rakennettu portaalin omasta asettelusta johtuvan avattavan valikon avulla, vaatii joskus jälkikontrollia: silloin vastaus on oikein tiedostossa, mutta sinun on tarkistettava, että se siirtyy oikealle paikalle ladatussa asiakirjassa.

Mitä tiedostomuodossa vaihtelee lukemisessa

Excel- ja Word-tiedostoissa järjestelmä käyttää asiakirjan itsensä tekstirakenteita — otsikoita, soluja, numeroita — kysymyksen ja vastauskenttän tunnistamiseen. PDF-tiedostoissa se riippuu siitä, onko se teksti-PDF (etsittävällä tekstillä) vai skannattu asiakirja (vain kuva): ensimmäisessä tapauksessa tunnistaminen on yhtä luotettavaa kuin Wordissa, toisessa tapauksessa teksti muutetaan ensin kuvantunnistuksella ja lisäkontrolli on paikallaan, erityisesti numeroille kuten vuosiliikevaihto tai rekisteröintinumero. Tämä ei ole lakisääteinen vaatimus tai standardi — ei ole olemassa asiakkaan tai valvontaviranomaisen asettamaa määräystä kyselylomakkeen tiedostomuodosta — se on puhtaasti ominaisuus siitä, miten alusta itse lukee asiakirjoja.