koji format datoteke mora imati moj popis pitanja za učitavanje

Format datoteke obično nije usko grlo

Većina upitnika stiže kao Excel (.xlsx), Word (.docx) ili PDF, a sustav prepoznaje sva tri formata bez dodatne obrade. Izvoz iz portala kao što su EcoVadis, Avetta ili vlastitih alata za upitnik banke obično se dostavljaju kao PDF ili Excel, što se čita na isti način. Za skenirani PDF — dakle fotografiju papirne liste umjesto digitalnog dokumenta — prepoznavanje pitanja traje malo duže, ali funkcionira u većini slučajeva.

Ono što je bitno je struktura samih pitanja, a ne format datoteke. Popis sa samostalnim otvorenim pitanjima o primjerice broj zaposlenih ili zemlje u kojima poduzeće ima poslovnice sustav obično dobro prepoznaje. Matrica sa spojenim stanicama ili upitnik sastavljen od padajućih izbornika u vlastitom formatu portala ponekad zahtjeva provjeru nakon toga: tada je odgovor pravilno u dosijeu, ali trebate provjeriti nalazi li se na pravom mjestu u učitanoj datoteci.

Što se razlikuje po formatu pri čitanju

Za Excel i Word sustav koristi tekstualnu strukturu samog dokumenta — naslove, stanice, numeriranje — kako bi prepoznao pitanje i polje za odgovor. Za PDF to ovisi o tome je li tekstualni PDF (sa pretražljivim tekstom) ili skenirani dokument (samo slika): u prvom slučaju je prepoznavanje jednako pouzdano kao pri Word-u, u drugom slučaju se tekst prvo pretvara pomoću vizualne prepoznavanja i dodatna provjera je preporučljiva, osobito za brojeve kao što su godišnji promet ili registracijski broj. Ovo nije zakonska obveza ili norma — nema propisa koji postavljaju klijen ili nadzorni organ vezano uz format datoteke upitnika — to je čisto svojstvo kako sam sustav čita dokumente.