ce format de fișier trebuie să aibă chestionarul meu pentru a putea fi încărcat

Formatul fișierului nu este de obicei factorul limitativ

Majoritatea chestionarelor sosesc sub forma Excel (.xlsx), Word (.docx) sau PDF, iar sistemul recunoaște toate aceste trei formate fără prelucrare suplimentară. De asemenea, o exportare din portal precum EcoVadis, Avetta sau un instrument proprietary al unei bănci pentru chestionare este de obicei furnizată sub formă de PDF sau Excel, și este citit în același mod. În cazul unui PDF scanat — adică o fotografie a unei liste pe hârtie în loc de un document digital — recunoașterea întrebărilor durează puțin mai mult, dar funcționează în majoritatea cazurilor.

Ceea ce contează cu adevărat este structura întrebărilor în sine, nu formatul fișierului. O listă cu întrebări deschise separate pe o anumită temă, de exemplu numărul de angajați sau țările în care întreprinderea are sedii sistemul recunoaște de obicei bine. O matrice cu celule înglobate sau un chestionar construit din meniuri derulante într-o dispunere specifică portalului necesită uneori o verificare ulterioară: răspunsul se află corect în dosarul, dar trebuie să verifici dacă este plasat în locul corect din fișierul încărcat.

Ceea ce diferă pe format la citire

Pentru Excel și Word, sistemul utilizează structura de text a documentului în sine — titluri, celule, numerotare — pentru a recunoaște întrebarea și câmpul de răspuns. Pentru PDF, aceasta depinde dacă este un PDF cu text (cu text căutabil) sau un document scanat (doar o imagine): în primul caz, recunoașterea este la fel de fiabilă ca la Word, în al doilea caz textul este mai întâi convertit prin recunoaștere optică a caracterelor și o verificare suplimentară se cuvine, în special pentru cifre cum ar fi cifra de afaceri anuală sau un număr de înregistrare. Aceasta nu este o cerință legală sau un standard — nu există o prevedere pe care o pune un client sau o autoritate de supraveghere privind formatul fișierului unui chestionar — este pur și simplu o caracteristică a modului în care platforma citește documentele.