milyen fájlformátumban kell a kérdéssornak lennie az feltöltéshez

A fájlformátum általában nem a szűk keresztmetszet

A legtöbb kérdőív Excel (.xlsx), Word (.docx) vagy PDF formátumban érkezik meg, és a rendszer mindhárom formátumot további feldolgozás nélkül felismeri. Az EcoVadis, Avetta vagy bank által használt kérdőíveszközből exportált lista általában PDF vagy Excel formátumban kerül átadásra, és az ugyanúgy beolvasható. Beolvasott PDF-nél — vagyis papírlapok fényképe digitális dokumentum helyett — a kérdések felismerése kicsit tovább tart, de a legtöbb esetben ez is működik.

A döntő tényező nem a fájl formátuma, hanem maguknak a kérdéseknek a szerkezete. Egy egyedi nyitott kérdésekből álló lista például a munkavállalók számát vagy az országok ahol a vállalat tevékenységet végez a rendszer általában jól felismeri. Az egyesített cellákat tartalmazó mátrix vagy olyan kérdőív, amely egy portál saját formázásából származó legördülő menükből épül fel, néha utólagos ellenőrzést igényel: az antwoord helyesen kerül az adatbázisba, de ellenőrizned kell, hogy a feltöltött dokumentumban a megfelelő helyre kerül-e.

Az egyes formátumoknál az olvasás során mutatkozó különbségek

Az Excel és Word esetén a rendszer magának a dokumentumnak a szövegszerkezetét — fejléceket, cellákat, számozást — használja a kérdés és válaszmező felismeréséhez. PDF-nél ez attól függ, hogy szöveges PDF-ről (kereshető szöveggel) vagy beolvasott dokumentumról (csak egy kép) van-e szó: az első esetben a felismerés ugyanolyan megbízható, mint a Word esetén, a második esetben a szöveget először képfelismeréssel alakítják át, és extra ellenőrzés javasolt, különösen olyan számok esetén, mint az éves forgalom vagy egy regisztrációs szám. Ez nem jogszabályi előírás vagy szabvány — nincs olyan követelmény, amelyet egy ügyfél vagy felügyeleti hatóság a kérdőív fájlformátumára támasztana — pusztán a platform dokumentumolvasásának működéséhez kapcsolódó jellemzője.