ποια μορφή αρχείου πρέπει να έχει το ερωτηματολόγιό μου για να ανεβάσω;

Η μορφή αρχείου συνήθως δεν αποτελεί το εμπόδιο

Οι περισσότερες λίστες ερωτήσεων φτάνουν ως Excel (.xlsx), Word (.docx) ή PDF, και το σύστημα αναγνωρίζει και τα τρία αυτά χωρίς πρόσθετη επεξεργασία. Επίσης, μια εξαγωγή από ένα πορτάλ όπως το EcoVadis, το Avetta ή ένα εργαλείο λίστας ερωτήσεων ιδιόκτητο από τράπεζα παρέχεται συνήθως ως PDF ή Excel, και αυτό διαβάζεται με τον ίδιο τρόπο. Σε ένα σαρωμένο PDF — δηλαδή μια φωτογραφία μιας έντυπης λίστας αντί για ένα ψηφιακό έγγραφο — η αναγνώριση των ερωτήσεων διαρκεί λίγο περισσότερο, αλλά λειτουργεί στις περισσότερες περιπτώσεις.

Αυτό που πρέπει πραγματικά να ληφθεί υπόψη είναι η δομή των ερωτήσεων, όχι η μορφή του αρχείου. Μια λίστα με χαλαρές ανοιχτές ερωτήσεις σχετικά με παράδειγμα τον αριθμό των υπαλλήλων ή τις χώρες όπου η επιχείρηση έχει εγκαταστάσεις αναγνωρίζει το σύστημα συνήθως καλά. Ένας πίνακας με συγχωνευμένα κελιά, ή μια λίστα ερωτήσεων που κατασκευάστηκε από αναπτυσσόμενα μενού σε διάταξη ιδιόκτητη του πορτάλ, απαιτεί μερικές φορές έναν έλεγχο αποκλειστικά: τότε η απάντηση είναι σωστή στο αρχείο, αλλά πρέπει να ελέγξετε αν καταφθάνει στη σωστή θέση στο μεταφορτωθέν αρχείο.

Τι διαφέρει ανά μορφή κατά την ανάγνωση

Για τα αρχεία Excel και Word, το σύστημα χρησιμοποιεί τη δομή κειμένου του ίδιου του εγγράφου — κεφαλίδες, κελιά, αρίθμηση — για να αναγνωρίσει την ερώτηση και το πεδίο απάντησης. Όσον αφορά τα PDF, αυτό εξαρτάται από το εάν πρόκειται για ένα κείμενο-PDF (με αναζητήσιμο κείμενο) ή ένα σαρωμένο έγγραφο (μόνο μια εικόνα): στην πρώτη περίπτωση, η αναγνώριση είναι εξίσου αξιόπιστη όπως στο Word, στη δεύτερη περίπτωση το κείμενο μετατρέπεται πρώτα με αναγνώριση εικόνας και ένας πρόσθετος έλεγχος είναι σκόπιμος, ιδιαίτερα για αριθμούς όπως ο ετήσιος κύκλος εργασιών ή έναν αριθμό εγγραφής. Αυτό δεν είναι νομικό καθήκον ή προδιαγραφή — δεν υπάρχει κανόνας που θέτει ένας πελάτης ή εποπτική αρχή στη μορφή αρχείου μιας λίστας ερωτήσεων — είναι καθαρά ένα χαρακτηριστικό του τρόπου με τον οποίο το ίδιο το πλατφόρμα διαβάζει τα έγγραφα.