какъв файлов формат трябва да има мой въпросник, за да се качи

Форматът на файла обикновено не е узкото място

Повечето въпросници пристигат като Excel (.xlsx), Word (.docx) или PDF, и системата разпознава и трите без допълнителна обработка. Също така експорт от портал като EcoVadis, Avetta или собствен инструмент на банка за въпросници обикновено се предоставя като PDF или Excel, и това се чете по същия начин. При сканиран PDF — т.е. снимка на хартиен списък вместо цифров документ — разпознаването на въпросите отнема малко повече време, но в повечето случаи работи и това.

Това, което наистина има значение, е структурата на самите въпроси, а не форматът на файла. Списък с разхвърляни отворени въпроси например броя на служителите или страните, в които предприятието има клонове системата обикновено разпознава добре. Матрица със сливане на клетки или въпросник, който е построен от падащи менюта в собствена подредба на портала, понякога изисква проверка след това: тогава отговорът е правилно в досието, но трябва да проверите дали той попада на правилното място в качения файл.

Какво се различава по формат при прочитането

За Excel и Word системата използва текстовата структура на самия документ — заглавки, клетки, номериране — за разпознаване на въпроса и полето за отговор. За PDF това зависи от това дали е текстов PDF (с претърсваема текст) или сканиран документ (само изображение): в първия случай разпознаването е толкова надеждно, както при Word, във втория случай текстът първо се преобразува с разпознаване на образи и е препоръчително допълнително проверка, особено при числа като годишния оборот или регистрационния номер. Това не е законоустановена норма — няма предписание, което клиент или надзорен орган поставя относно формата на файла на въпросник — това е чисто характеристика на това как самата платформа чита документи.