ar senos užpildytos klausimynai išsaugomi ar ištrinti

Kas išsaugoma ir kas išnyksta

Užpildyti klausimynai patys savaime neišnyksta: iš jų gaunami atsakymai iš grandinės bylos išlieka ir iš naujo panaudojami kitame klausimyne. Kas keičiasi kiekvieną kartą, tai nėra pagrindinį atsakymą, bet klausimo formulavimą: vienas klientas klausia "ISO 27001-sertifikuota, taip/ne", kitas klausia "kurie iš Priedo A priemonės yra įgyvendintos". Abu klausimai naudojasi tuo pačiu atsakymu apie ISO 9001 sertifikavimas arba panašius įrašus, o ne iš naujo užpildyto kopijos per kiekvieną portalą.

Tai reiškia, kad anksčiau patvirtintas atsakymas — pavyzdžiui, apie dešimt priemonių iš NIS2 direktyvos 21 straipsnio 2 dalies, arba apie VKDB tvarią plėtrą bazinę dalį — kitą kartą grįžta kaip pasiūlymas, su prašymu iš naujo patvirtinti. Niekas nėra automatiškai perkeltas be to patvirtinimo. Jei pasikeičia pagrindiniai duomenys, pavyzdžiui, darbuotojų skaičiaus arba yra sudaryta nauja draudimo sutartis, tai atsispindi visuose būsimuose klausimynuose, kuriuose į tuos duomenis kreipiamasi — ne su grąžinamuoju poveikiu tam, kas jau buvo pateikta klientui.

Kodėl tai išplaukia iš grandinės bylos sudėties

Tai ne iš konkrečios įstatyminės saugojimo pareigos, kuri konkrečiai taikoma šiems klausimynams, o iš pačios sistemos veikimo: viena grandinės byla aprūpina kelis portalus, ir atsakymas, kuris kartą buvo užfiksuotas ir patvirtintas, yra šaltinis tolimesniems klausimynams tol, kol verslusis jį pats nepakeičia. Duomenims, kurie patys turi teisinį pagrindą — pavyzdžiui, statutinis pavadinimas ir registracijos numeris iš 2007 m. Prekybos registro įstatymo — taikomos taisyklės, kad šaltinis yra už bylos ribų ir bylose atnaujinamas pasikeitus prekybos registre. Tai, kas anksčiau buvo pateikta klientui, priklauso to klientui nuosavybės portalui ir saugojimo terminui; šios platformos tai nesaugoma ir ji neturi jokios prieigos.