Се съхраняват ли старите попълнени въпросници или се изтриват

Какво се запазва и какво изчезва

Попълнените въпросници сами по себе си не изчезват автоматично: верижното досие, от което идват отговорите, остава и се преиспользва при следния въпросник. Това, което се променя от рунд в рунд, не е основният отговор, а формулировката на въпроса: един клиент пита дали е "ISO 27001-сертифициран, да/не", другият пита "кои от мерките на Приложение A са внедрени". Двата въпроса черпят от един и същ отговор относно ISO 9001-certificering или подобни документирани записи, а не от ново попълнена копия за всеки портал.

Това означава, че един отговор, потвърден преди — например относно десетте мерки на член 21, параграф 2 на Директивата за мерките по сигурност на мрежите и информационните системи (NIS2), или относно базовия модул VSME за устойчивост — следващия път се появява като предложение с молба за повторно потвърждение. Нищо не се преминава автоматично без това потвърждение. Ако се промени основен елемент от данните, като броя на служителите или ново сключено застраховане, той се пропагира към всички будещи въпросници, които питат за този елемент — но не със обратна сила към това, което вече е подадено на клиента.

Защо това следва от структурата на верижното досие

Това не следва от специфично законово изискване за запазване, което да се отнася конкретно за тези въпросници, а от самото функциониране на системата: едно верижно досие захранва множество портали, и един отговор, който веднъж е документиран и потвърден, служи като източник за следващия въпросник, докато предпринимателят сам го не изменет. За данни, които сами имат законова основа — като например официалното наименование и регистрационния номер от Закона за търговския регистър 2007 — источникът е外 пределите на досието и при промяна в търговския регистър се актуализира и в досието. Това, което е подадено по-рано на клиента, попада под портала и условията за запазване на този клиент; за това платформата не документира нищо и няма достъп.