les anciens questionnaires complétés sont-ils conservés ou supprimés

Ce qui est conservé et ce qui disparaît

Les questionnaires remplis eux-mêmes ne disparaissent pas automatiquement : le dossier de chaîne d'où proviennent les réponses persiste et est réutilisé lors d'une liste suivante. Ce qui change à chaque tour, ce n'est pas la réponse sous-jacente mais la formulation de la question : un client demande « certifié ISO 27001, oui/non », un autre « quelles mesures de l'Annex A sont implémentées ». Les deux questions puisent dans la même réponse sur la certification ISO 9001 ou des enregistrements comparables, non pas dans une nouvelle copie remplie par portail.

Cela signifie qu'une réponse précédemment confirmée — par exemple sur les dix mesures de l'article 21, paragraphe 2, de la directive NIS2, ou sur le module de base VSME pour la durabilité — réapparaît la fois suivante comme proposition, avec demande de confirmation à nouveau. Rien n'est automatiquement transmis sans cette confirmation. Si une donnée sous-jacente change, comme le nombre de salariés ou une assurance nouvellement conclue, cela a un effet sur toutes les futures listes qui interrogent cette donnée — pas rétroactivement sur ce qui a déjà été soumis à un client.

Pourquoi cela découle de la conception du dossier de chaîne

Cela ne découle pas d'une obligation légale de conservation qui vise spécifiquement ces questionnaires, mais du fonctionnement du système lui-même : un dossier de chaîne alimente plusieurs portails, et une réponse une fois enregistrée et confirmée est la source de la liste de questions suivante jusqu'à ce que l'entrepreneur la modifie lui-même. Pour les données qui ont elles-mêmes une base légale — comme la dénomination statutaire et le numéro d'enregistrement issus de la Handelsregisterwet 2007 — la source se trouve en dehors du dossier et est mise à jour dans le dossier lors d'une modification du registre du commerce. Ce qui a été soumis précédemment à un client relève du portail et du délai de conservation de ce client ; cette plateforme n'enregistre rien à ce sujet et n'y a pas accès.