vengono conservati i vecchi questionari compilati o cancellati

Ciò che viene conservato e ciò che scompare

I questionari compilati non scompaiono automaticamente: il dossier della catena da cui provengono le risposte rimane e viene riutilizzato per il prossimo questionario. Ciò che varia da un giro all'altro non è la risposta sottostante ma la formulazione della domanda: un cliente chiede "certificato ISO 27001, sì/no", un altro chiede "quali delle misure dell'Allegato A sono state implementate". Entrambe le domande attingono dalla stessa risposta su ISO 9001-certificering o registrazioni comparabili, non da una copia nuovamente compilata per ogni portale.

Ciò significa che una risposta precedentemente confermata — ad esempio sulle dieci misure dell'articolo 21, paragrafo 2 della direttiva NIS2, o sul modulo base VSME per la sostenibilità — la volta successiva torna come proposta, con la richiesta di confermarla nuovamente. Nulla viene trasmesso automaticamente senza tale conferma. Se un dato sottostante cambia, come il numero di dipendenti o una nuova assicurazione sottoscritta, questo si ripercuote su tutti i futuri questionari che richiedono quel dato — non retroattivamente su ciò che è già stato presentato a un cliente.

Perché ciò scaturisce dall'impostazione del dossier della catena

Ciò non scaturisce da un obbligo di conservazione legale che riguardi specificamente questi questionari, ma dal funzionamento del sistema stesso: un dossier della catena alimenta più portali e una risposta una volta registrata e confermata rimane la fonte per il prossimo questionario finché l'imprenditore non la modifica. Per i dati che hanno di per sé una base legale — come la denominazione statutaria e il numero di registrazione della Handelsregisterwet 2007 — la fonte si trova al di fuori del dossier e in caso di modifica nel registro del commercio viene aggiornata anche nel dossier. Ciò che è stato precedentemente presentato a un cliente rientra nel portale e nel periodo di conservazione di quel cliente; questa piattaforma non registra nulla al riguardo e non ha accesso.