gemmes gamle udfyldte spørgeskemaer eller slettes de

Hvad der bevares, og hvad der forsvinder

Udfyldte spørgeskemaer forsvinder ikke af sig selv: det kædearkiv, som svarene kommer fra, forbliver og bliver genbrugt ved næste spørgeskema. Hvad der ændrer sig fra gang til gang, er ikke det underliggende svar, men spørgsmålsstillingen: en kunde spørger efter "ISO 27001-certificeret, ja/nej", en anden efter "hvilke af Annex A-foranstaltningerne er implementeret". Begge spørgsmål udtømmes fra samme svar om ISO 9001-certificering eller lignende fastsættelser, ikke fra en nyudfyldt kopi pr. portal.

Det betyder, at et tidligere bekræftet svar — for eksempel om de ti foranstaltninger i artikel 21, stk. 2 i NIS2-direktivet, eller om VSME-basismodulet for bæredygtighed — næste gang kommer som forslag tilbage, med anmodning om at bekræfte igen. Intet sættes gennem automatisk uden den bekræftelse. Ændrer et underliggende oplysningsgrundlag sig, såsom antallet af medarbeidere eller en nyafsluttet forsikring, så virker det gennem til alle fremtidige spørgeskemaer, der spørger efter det pågældende oplysningsgrundlag — ikke med tilbagevirkende kraft til det, som allerede er indsendt til en kunde.

Hvorfor dette følger af arkivstrukturen

Dette følger ikke af en lovpligtig bevaringsforpligtelse, der specifikt gælder for disse spørgeskemaer, men af systemets egen funktion: ét kædearkiv forsyner flere portaler, og et svar, som er fastsat og bekræftet én gang, er kilden til næste spørgeskema, indtil virksomheden selv ændrer det. For oplysningsgrundlag, som selv har et retligt grundlag — såsom firmanavnet og registreringsnummeret fra Handelsregisterloven 2007 — gælder det, at kilden ligger uden for arkivet, og når det ændres i handelsregisteret, opdateres det også i arkivet. Hvad der tidligere er indsendt til en kunde, falder under kundens portal og bevaringsfrist; denne platform fastslår intet herom og har ingen indsigt.