kas vanu täidetud küsimustikke säilitatakse või kustakse

Mis säilib ja mis kaob

Täidetud küsimustikud ise ei kao iseenesest: aheldossier, millest vastused pärinevad, jääb alles ja kasutatakse järgmise küsimustiku puhul uuesti. Mis igas voorus muutub, ei ole mitte aluseks olev vastus, vaid küsimuse sõnastus: üks klient küsib "ISO 27001-sertifikaadiga, jah/ei", teine "millised Annex A-meetmed on rakendatud". Mõlemad küsimused tuginevad samale vastusele ISO 9001-sertifitseerimine või sarnastele fikseeringutele, mitte uuesti täidetud koopiale portaali kohta.

See tähendab, et varem kinnitatud vastus — näiteks määruse (EL) 2022/2555 (NIS2-direktiiv) artikli 21 lõike 2 kümne meetme kohta või KVMU-jätkusuutlikkuse põhimooduli kohta — ilmub järgmisel korral ettepanekuna uuesti, kutsega uuesti kinnitada. Midagi ei jäeta automaatselt edasi ilma selle kinnitamiseta. Kui aluseks olev andmetähis muutub, näiteks töötajate arv või uus vastavalt sõlmitud kindlustus, siis see kehtib kõigi tulevaste küsimustike suhtes, mis selle andmetähise järele küsivad — mitte tagasiulatuvalt selle suhtes, mis on juba kliendile esitatud.

Miks see aheldossier seadusest tuleneb

See ei tulene mitte konkreetselt nende küsimustike kohta käivast seaduslikust säilitamiskohustusest, vaid süsteemi enda toimimisest: üks aheldossier toitab mitut portaali ja vastus, mis on kord fikseeritud ja kinnitatud, on allikaks järgmisele küsimustikule kuni ettevõtja seda ise muudab. Andmete puhul, millel on ise seadusliku aluse — näiteks ametlik nimi ja registrinumber seadusest 2007 (Äriregistri seadus) — kehtib, et allikas asub väljaspool dossieeri ja muutuse korral äriraamatus uuendatakse ka dossieeri. Mis on varem kliendile esitatud, kuulub selle kliendi portaali ja säilitamistähtaega; selle platvormi üle seda ei registreerita ja tal pole juurdepääsu.