Διατηρούνται τα παλιά συμπληρωμένα ερωτηματολόγια ή διαγράφονται

Τι διατηρείται και τι εξαφανίζεται

Τα συμπληρωμένα ερωτηματολόγια καθαυτά δεν εξαφανίζονται από μόνα τους: το αρχείο αλυσίδας από το οποίο προέρχονται οι απαντήσεις παραμένει και χρησιμοποιείται ξανά με ένα επόμενο ερωτηματολόγιο. Αυτό που αλλάζει σε κάθε γύρο δεν είναι η υποκείμενη απάντηση αλλά η διατύπωση της ερώτησης: ένας πελάτης ρωτά «ISO 27001-πιστοποιημένο, ναι/όχι», ένας άλλος ρωτά «ποια από τα μέτρα του Παραρτήματος Α έχουν υλοποιηθεί». Και οι δύο ερωτήσεις αντλούν από την ίδια απάντηση σχετικά με ISO 9001-certificering ή παρόμοιες καταγραφές, όχι από ένα νέο συμπληρωμένο αντίγραφο ανά πύλη.

Αυτό σημαίνει ότι μια προηγουμένως επιβεβαιωμένη απάντηση — για παράδειγμα σχετικά με τα δέκα μέτρα του άρθρου 21 παράγραφος 2 της Οδηγίας NIS2, ή σχετικά με τη βασική ενότητα VSME για τη βιωσιμότητα — την επόμενη φορά θα επανέλθει ως πρόταση, με την αίτηση να επιβεβαιωθεί ξανά. Δεν διαβιβάζεται τίποτα αυτόματα χωρίς αυτή την επιβεβαίωση. Εάν αλλάξει ένα υποκείμενο δεδομένο, όπως τον αριθμό των υπαλλήλων ή μια νέα σύναψη ασφάλισης, αυτό επηρεάζει όλα τα μελλοντικά ερωτηματολόγια που ρωτούν για αυτό το δεδομένο — όχι αναδρομικά σε αυτό που έχει ήδη υποβληθεί σε έναν πελάτη.

Γιατί αυτό προκύπτει από τη δομή του αρχείου αλυσίδας

Αυτό δεν προκύπτει από μια νομική υποχρέωση διατήρησης που αφορά ειδικά αυτά τα ερωτηματολόγια, αλλά από τη λειτουργία του ίδιου του συστήματος: ένα αρχείο αλυσίδας τροφοδοτεί πολλαπλές πύλες, και μια απάντηση που έχει καταγραφεί και επιβεβαιωθεί μία φορά είναι η πηγή για το επόμενο ερωτηματολόγιο έως ότου ο επιχειρηματίας την τροποποιήσει ο ίδιος. Για δεδομένα που έχουν τη δική τους νομική βάση — όπως η νόμιμη επωνυμία και ο αριθμός εγγραφής από το Εμπορικό Μητρώο 2007 — ισχύει ότι η πηγή βρίσκεται έξω από το αρχείο και κατά τη τροποποίηση του εμπορικού μητρώου ενημερώνεται και στο αρχείο. Αυτό που υποβλήθηκε νωρίτερα σε έναν πελάτη εμπίπτει στην πύλη και στη διάρκεια διατήρησης αυτού του πελάτη· αυτή η πλατφόρμα δεν καταγράφει τίποτα σχετικά με αυτό και δεν έχει πρόσβαση.