minun asiakaalla ei ole portaalia ja hän haluaa täytetyn kysymyslistan takaisin vain sähköpostitse

Sähköposti korvaa portaalin vain, ei syöttönäyttöä

Se, ettei asiakkaalla ole portaalia ja hän haluaa listan takaisin sähköpostitse, ei muuta sitä, miten täytät sen. Työskentelet edelleen yhdestä toimitusketjun tiedostosta kiinteillä vastauksilla — lakisääteinen nimi, kaupparekisterinumero, työntekijöiden lukumäärän, sertifiointitila — ja muutat sen muotoon, jonka tämä asiakas on lähettänyt sähköpostitse. Ainoa ero on toimitusmenetelmä: ei latauspainiketta kolmannelle osapuolelle, vaan liite, jonka lähetät itse.

Se tekee luottamuksellisuuspainikkeesta tärkeämmän, ei vähemmän tärkeän. Portaalissa vain kyseinen asiakas näkee vastauksensa. Sähköpostissa täydellinen täytetty lista on tiedostona Lähetetyt-kansiossasi ja vastaanottajan saapuneissa — mukaan lukien jokainen kenttä, jonka olit vahingossa jättänyt. Tarkista siis jokaista kysymystä kohden, mitä lähetät, erityisesti sellaisissa kentissä kuin liikevaihto maittain tai sisäiset prosessikuvaukset, ennen kuin tiedosto lähtemään. Emme määrää, mitä sinun on jaettava; se jää sinun harkinnaksi asiakasta kohden.

Miksi toimitusketjun tiedosto on edelleen johtava, ei muoto

Kaupparekisterilaki 2007 määrittelee, mitkä yrityksen perustiedot on virallisesti rekisteröity — nimi, numero, osoite, toimipaikat. Nämä ovat tosiasioita, jotka eivät muutu sen mukaan, käyttääkö asiakas portaalia, Excel-muotoa vai yksinkertaista sähköpostia kysymyksineen. Sama logiikka pätee muihin tiedoston lähdekenttiin: vastaus toimialasta tai ISO 9001 -sertifiointi on tosi tai epätosi riippumatta siitä, minkä kanavan kautta se tavoittaa asiakkaan. Kyselylistan muoto määrää vain vastauksen muodon, ei sisältöä — ja kyseinen sisältö on jo kiinteä tiedostossa, valmiina muunnettavaksi mihin tahansa haluttuun muotoon.