Allt fler företagare märker att deras bank eller försäkringsgivare inte bara kommer en gång, utan återkommer regelbundet med frågor om ägarna, ledningen och verksamheten i företaget. Det kallas KYB, från Know Your Business, och kontrollen som ligger bakom detta har blivit allt mer omfattande och frekvent de senaste åren. Anledningen är inte att er bank misstror er, utan att reglerna som banker och försäkringsgivare måste följa blir strängare och mer detaljerade.
Vad som förändras exakt varierar beroende på institution och land, och den exakta utformningen ligger inte hos supplia.eu utan hos tillsynsmyndigheten och institutionen själv. Det som kan sägas är: trenden är tydlig. Kontroller som tidigare genomfördes när ett konto eller en försäkring öppnades, genomförs nu regelbundet, och de fråglistor som följer med blir mer specifika när det gäller ägande, kontroll och ursprung för medel.
Vad KYB innebär, kortfattat
KYB är den kontroll som en bank, försäkringsgivare eller annan finansiell institution utför för att veta vilket företag de gör affärer med. Detta inkluderar bland annat frågan om vilka de slutgiltiga förmånstagarna är, även kallade UBO, vad arten av företagsverksamheten är och om det finns anledning att vara extra vaktsam när det gäller penningtvätt eller finansiering av terrorism. Denna kontroll är inte ny, men sättet som institutioner genomför den på förändras.
Varför dessa kontroller återkommer oftare
Banker och försäkringsgivare är lagligt skyldiga att känna sina kunder och hålla denna bild aktuell. Tillsynsmyndigheter förväntar sig allt mer uttryckt att institutioner inte bara kontrollerar när en relation börjar, utan även efteråt, särskilt när något förändras i ägarstrukturen, verksamheten eller riskaprofilen för en kund. På europeisk nivå arbetar man med ytterligare harmonisering av de antimörkningsregler med en ny central tillsynsmyndighet inom detta område. Vad det konkret kommer att betyda för de fråglistor som ni som företagare får, är för närvarande inte fastslaget i detalj vid tidpunkten för skrivningen och skiljer sig också åt mellan medlemsstaterna. För den exakta situationen hänvisar vi till de officiella texterna och till tillsynsmyndigheten som är behörig för er sektor.
Vad detta kan betyda för er som företagare
Följden i praktiken är att ni som företagare oftare får en fråglista från er bank eller försäkringsgivare, även om det inte enligt er bedömning har ändrats något. Det kan handla om en bekräftelse av era UBO-uppgifter, en uppdatering av er registrering hos handelskammaren, eller en förklaring av en större transaktion. Institutioner ber inte om detta för att de misstänker något, utan för att de måste registrera detta regelbundet för att uppfylla sina egna skyldigheter. För er betyder detta framför allt att samma grunduppgifter återkommer oftare, från olika institutioner, i olika format.
Vad som inte förändras
Kärnan i vad en institution får fråga förblir i stora drag densamma: uppgifter som är nödvändiga för att kunna bedöma företaget, ägarna och risken. Det som varierar är frekvensen och detaljnivån. En bank kan till exempel oftare be om ett aktuellt utdrag eller ett aktuellt UBO-intyg, medan den underliggande frågan - vem är den slutgiltiga förmånstagaren - förblir oförändrad.
Hur ni praktiskt hanterar detta
Eftersom samma uppgifter återkommer gång på gång, hjälper det att hålla dem aktuella på en plats istället för att samla in dem på nytt vid varje förfrågan. Tänk på ett aktuellt handelsregistrerutdrag, UBO-strukturen, en förklaring över arten av verksamheten och, där relevant, information om ursprunget för medel vid större transaktioner. När dessa handlingar är i ordning och ni vet när de förfaller, kostar det betydligt mindre tid att fylla i en ny KYB-frågelista. I kunskapsbas med ämnen per situation Du hittar en överblick över vilka dokument som hör till vilka frågor och var de kommer från.
Det är upp till dig själv, eller en jurist eller efterlevnadsrådgivare, att bedöma om en specifik fråga från din bank eller försäkringsgivare är befogad och hur du bäst besvarar den. Supplia.eu bedömer ingen frågeformulär innehållsmässigt och lämnar in något på dina vägnar ingenstans; vi hjälper bara till att hitta och återanvända svar som du redan har givit tidigare.
Om du vill veta vilka återkommande frågeformulär som är relevanta för ditt företag kan du kontrollera det på ett par minuter via igenkänningskontroll med en första indikationFör den som vill veta hur supplia.eu får den information som finns på webbplatsen förklaras det på sidan förklaring om var informationen kommer från. Vanliga frågor om KYB, UBO och rollen för banker och försäkringsgivare är samlade på sidan med svar på frågor som kommer upp oftare.
En KYB-frågeformulär som återkommer ofta är vanligtvis ingen signal om att något är fel, utan en följd av regler som gäller för hela sektorn. Den som har sitt basdossier i ordning behöver inte lägga tid på det varje gång.