Immer mehr Unternehmer bemerken, dass ihre Bank oder ihr Versicherer nicht einmalig, sondern regelmäßig mit Fragen zu den Eigentümern, den Geschäftsführern und den Aktivitäten ihres Unternehmens zurückkommt. Das nennt sich KYB, von Know Your Business, und die dahintersteckende Überprüfung wird in den letzten Jahren umfangreicher und häufiger. Der Grund ist nicht, dass Ihre Bank Ihnen misstraut, sondern dass die Regeln, an die sich Banken und Versicherer halten müssen, strenger und detaillierter werden.
Was sich genau ändert, unterscheidet sich je nach Institution und Land, und die genaue Ausgestaltung liegt nicht bei supplia.eu, sondern bei der Aufsichtsbehörde und der Institution selbst. Was jedoch gesagt werden kann: der Trend ist deutlich. Überprüfungen, die früher bei der Kontoeröffnung oder Policenabschluss durchgeführt wurden, werden nun regelmäßig wiederholt, und die dazugehörigen Fragebögen werden spezifischer in Bezug auf Eigentum, Kontrolle und Herkunft der Mittel.
Was KYB bedeutet, kurz zusammengefasst
KYB ist die Überprüfung, die eine Bank, ein Versicherer oder eine andere Finanzinstitution durchführt, um zu wissen, mit welchem Unternehmen sie Geschäfte tätigt. Dies umfasst unter anderem die Frage, wer die wirtschaftlich Berechtigten sind, auch UBO genannt, wie die Art der Geschäftstätigkeit aussieht und ob ein Grund besteht, verstärkt auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zu achten. Diese Überprüfung ist nicht neu, aber die Art und Weise, wie Institutionen sie durchführen, ändert sich.
Warum diese Überprüfungen häufiger zurückkommen
Banken und Versicherer sind gesetzlich verpflichtet, ihre Kunden zu kennen und dieses Bild aktuell zu halten. Aufsichtsbehörden erwarten zunehmend nachdrücklich, dass Institutionen nicht nur zu Beginn einer Geschäftsbeziehung überprüfen, sondern auch danach, insbesondere wenn sich an der Eigentumsstruktur, den Aktivitäten oder dem Risikoprofil eines Kunden etwas ändert. Auf europäischer Ebene wird an einer weiteren Harmonisierung der Geldwäschebekämpfungsvorschriften gearbeitet, mit einer neuen zentralen Aufsichtsbehörde auf diesem Gebiet. Was dies konkret für die Fragebögen bedeutet, die Sie als Unternehmer erhalten, steht zum Zeitpunkt des Schreibens noch nicht im Detail fest und unterscheidet sich auch je nach Mitgliedstaat. Für den aktuellen Stand der Dinge verweisen wir auf die offiziellen Texte und auf die für Ihren Sektor zuständige Aufsichtsbehörde.
Was dies für Sie als Unternehmer bedeuten kann
Die praktische Folge ist, dass Sie als Unternehmer häufiger einen Fragebogen von Ihrer Bank oder Ihrem Versicherer erhalten, auch wenn sich aus Ihrer Sicht nichts geändert hat. Dies kann eine Bestätigung Ihrer UBO-Daten, eine Aktualisierung Ihres Handelsregisterauszeichnisses oder eine Erläuterung einer großen Transaktion sein. Institutionen fragen dies nicht, weil sie etwas vermuten, sondern weil sie dies regelmäßig dokumentieren müssen, um ihren eigenen Verpflichtungen nachzukommen. Für Sie bedeutet dies vor allem, dass dieselben Basisdaten häufiger abgefragt werden, bei verschiedenen Institutionen, in verschiedenen Formaten.
Was sich nicht ändert
Der Kern dessen, was eine Institution fragen darf, bleibt im Großen und Ganzen gleich: Daten, die erforderlich sind, um das Unternehmen, die Eigentümer und das Risiko beurteilen zu können. Was variiert, ist die Häufigkeit und das Detailniveau. Eine Bank kann beispielsweise häufiger um einen aktuellen Auszug oder eine aktuelle UBO-Erklärung bitten, während die zugrunde liegende Frage – wer ist der wirtschaftlich Berechtigte – unverändert bleibt.
Wie Sie dies praktisch anpacken
Weil dieselben Daten immer wieder abgefragt werden, hilft es, diese an einer Stelle aktuell zu halten, anstatt sie bei jeder Anfrage neu zu sammeln. Denken Sie an einen aktuellen Handelsregisterauszug, die UBO-Struktur, eine Erklärung zur Art der Aktivitäten und, wenn relevant, Informationen zur Herkunft der Mittel bei größeren Transaktionen. Wenn diese Unterlagen in Ordnung sind und Sie wissen, wann sie ablaufen, kostet das Ausfüllen eines neuen KYB-Fragebogens erheblich weniger Zeit. In der Wissensdatenbank mit Themen pro Situation finden Sie einen Überblick darüber, welche Unterlagen zu welcher Frage gehören und woher sie stammen.
Es bleibt Ihnen oder einem Juristen oder Compliance-Berater überlassen zu beurteilen, ob eine bestimmte Frage Ihrer Bank oder Ihres Versicherers berechtigt ist und wie Sie diese am besten beantworten. Supplia.eu beurteilt keine Frageliste inhaltlich und reicht nichts in Ihrem Namen ein; wir helfen nur dabei, die Antworten, die Sie bereits früher gegeben haben, wiederzufinden und wiederzuverwenden.
Wenn Sie wissen möchten, welche wiederkehrenden Fragelisten für Ihr Unternehmen relevant sind, können Sie das in wenigen Minuten überprüfen über die Erkennungsprüfung mit einer ersten Indikation. Für diejenigen, die wissen möchten, woher supplia.eu die Informationen bezieht, die auf der Website stehen, wird dies auf der Seite Erläuterung, woher die Informationen stammen. Häufig gestellte Fragen zu KYB, UBO und die Rolle von Banken und Versicherern sind auf der Seite mit Antworten auf häufiger wiederkehrende Fragen.
Ein KYB-Fragebogen, der häufig wiederkehrt, ist meist kein Signal dafür, dass etwas nicht stimmt, sondern eine Folge von Regeln, die für die gesamte Branche gelten. Wer sein Basisdossier in Ordnung hat, muss darin nicht jedes Mal erneut Zeit investieren.