Za seznam vprašanj VSME običajno potrebujete tri vrste dokumentov: podatke o porabi energije in emisijah, osnovne podatke podjetja (izpisek iz KvK, število zaposlenih, prihodek) in po potrebi obstoječo politiko na področju trajnosti ali dela. VSME je okrajšava za Voluntary SME Standard, prostovoljan standard poročanja za manjša podjetja, ki je bil razvit poleg večjega poročanja o trajnosti za podjetja, ki kotirajo na borzi. Odjemalci uporabljajo seznam vprašanj VSME, da bi v svojem lastnem poročanju lahko pokazali, kaj se dogaja v njihovi dobavni verigi, ne da bi vi sami morali pripraviti popolno poročilo o trajnosti.
Podrobnost, ki pri VSME največkrat povzroči zamude, niso politika temveč številke. Podatki o energiji in emisijah ne prihajajo iz enega dokumenta, temveč jih je treba zbrati iz računov, stanj merilnika in včasih iz podatkov leasingskega podjetja ali prevoznika. Kdor te podatke ne vodi načrtno, je pri vsakem novem seznamu vprašanj znova pripravljen iskal v nabiralniki ali pri dobavitelju energije.
Katere dokumente največkrat vidimo
Osnova seznama vprašanj VSME običajno sestoji iz izpiska iz KvK, kazalca števila zaposlenih (pogosto v ekvivalentih polnega delovnega časa), letnega prihodka in kratke opise poslovne dejavnosti. To so podatki, ki jih uporabljate tudi pri drugih seznamih vprašanj in se malo spreminjajo. Poleg tega se sprašuje o porabi energije, običajno razčlenjene na elektriko, plin in gorivo za vozila. Ti podatki so pogosto povezani s terminama obseg 1 in obseg 2, pri čemer obseg 1 zadeva neposredne emisije lastnih virov, kot je podjetniški avtomobil, in obseg 2 emisije, ki so povezane z nakupljeno energijo, kot je elektrika. Kaj točno spada pod obseg 3 in ali je to za vaše podjetje relevantno, se razlikuje glede na seznam vprašanj in odjemalca; uradno besedilo ustreznega standarda zagotavlja definicijo.
Poleg tega številni seznami VSME vprašajo po politiki: ali imate kodeks vedenja, ali obstaja politika proti diskriminaciji, ali obstaja uredba o razglasiteljih. Za majhno podjetje je odgovor na takšna vprašanja pogosto preprosto, da formalnega dokumenta ni, in tudi to je lahko odgovor. Seznam vprašanj ne silite, da bi oblikovali politiko, ki je še ne obstaja; inventarizira, kar obstaja.
Zakaj energetski podatki zahtevajo največ dela
Izpisek iz KvK se pregleda v nekaj minutah in ostane veljaven mesece. Podatki o energiji in gorivu delujejo drugače: so sezonski, se spreminjajo letno in so razpršeni na več računov. Podjetje z lastno avtomobilsko floto se na primer sooči s potrdili o polnjenju, leasingsko pogodbo in včasih ločenim obračunom za napolnjevalni pas. Kdor te podatke zbira šele, ko seznam vprašanj prispe, tam porabi največ časa, več kot pri samem izpolnjevanju seznama vprašanj.
Pomaga, če te podatke zberate enkrat na leto, v dogovorjenem trenutku, ne glede na to, kateri seznam vprašanj je takrat aktiven. Na ta način je vedno na voljo aktualno letno številko, namesto da bi pri vsakem novem zahtevku znova morali za dobaviteljem energije. kako se VSME navezuje na druge sezname vprašanj daje pregled, kateri podatki se pogosteje ponavljajo in kateri so značilni samo za ta specifičan standard.
Kaj vam standarda ni treba dostavljati
VSME-vprašalnik v praksi redko zahteva popolnoma certificirano poročilo ali zunanji revizijo; to tudi ne ustreza prostovoljnemu značaju standarda. Tudi notranje finančne podrobnosti, ki niso neposredno povezane s trajnostjo ali zaposlenimi, običajno ne spadajo v tovrstne vprašalnike. Če dvomite, ali se specifično vprašanje ujema s VSME, je priporočljivo to preveriti glede na uradno opredelitev standarda ali vprašanje neposredno postaviti prejemniku, ki je vprašalnik pripravil.
Aktualnost in ponovno uporabnost
Ker se energijski podatki letno spreminjajo in poslovni podatki, kot je število zaposlenih, se lahko tudi spremenijo, je smiselno, da za vsak dokument navedete končni rok uporabnosti: kdaj je treba to številko ponovno preveriti. To preprečuje, da bi v naslednjem vprašalniku oddali razlago, ki medtem ni več veljavna. v nekaj vprašanjih videti, kateri vprašalniki so za vaše podjetje relevantni daje prvi pokazatelj, ali se bo VSME verjetno pojavil v vaši situaciji, in kako pogosto.
Kje izvirajo ti podatki in kako se sestavljajo v en sam odgovor, je pojasnjeno na strani o tem, kako se odgovori sestavljajo. Na ta način ostane za vas jasno, kateri izvorni dokument se nahaja za vsakim odgovorom, tudi če ga prejemnik kasneje zaprosi.
Ali želite najprej dobiti splošno predstavo o tem, kaj velja za vaše podjetje, preden začnete zbirati dokumente? Izvedite brezplačno hitro anketo ali preberite druge teme v pogostih vprašanjih o vprašalnikih prejemnikov.