Do listy sprawdzającej VSME zwykle potrzebne są trzy rodzaje dokumentów: dane dotyczące zużycia energii i emisji, dane podstawowe Twojej firmy (wypis z KvK, liczba pracowników, przychód) i ewentualnie istniejące już zasady dotyczące zrównoważonego rozwoju lub pracowników. VSME to Voluntary SME Standard, dobrowolny standard sprawozdawczości dla mniejszych przedsiębiorstw opracowany obok większego sprawozdawania dotyczącego zrównoważonego rozwoju dla spółek notowanych na giełdzie. Odbiorcy wykorzystują listę sprawdzającą VSME, aby móc pokazać w swoim własnym sprawozdaniu, co dzieje się w ich łańcuchu dostaw, bez konieczności sporządzania przez Ciebie pełnego sprawozdania dotyczącego zrównoważonego rozwoju.
Szczegół, który w VSME najczęściej powoduje opóźnienia, to nie zasady, ale liczby. Dane dotyczące energii i emisji nie pochodzą z jednego dokumentu, lecz muszą być zebrane z rachunków, odczytów liczników i czasami z danych firmy leasingowej lub przewoźnika. Ci, którzy nie zbierają systematycznie tych danych, przy każdej nowej liście sprawdzającej znowu szukają w skrzynce odbiorczej lub u dostawcy energii.
Jakie dokumenty pojawiają się najczęściej
Podstawę listy sprawdzającej VSME zwykle stanowią wypis z KvK, orientacyjna liczba pracowników (często w przeliczeniu na pełnoetat), roczny przychód i krótki opis działalności firmy. To dane, które wykorzystujesz również do innych list sprawdzających i które się rzadko zmieniają. Ponadto pytane jest o zużycie energii, zwykle rozdzielone na energię elektryczną, gaz i paliwo na pojazdy. Dane te są często powiązane z terminem zakres 1 i zakres 2, gdzie zakres 1 oznacza bezpośrednią emisję ze źródeł własnych, takich jak pojazd firmowy, a zakres 2 oznacza emisję związaną z zakupioną energią, taką jak elektryczność. Co dokładnie zalicza się do zakresu 3 i czy jest to istotne dla Twojej firmy, różni się w zależności od listy sprawdzającej i odbiorcy; oficjalny tekst danego standardu zawiera na ten temat definicję.
Ponadto wiele list VSME pytane o zasady: czy masz kodeks postępowania, czy istnieje polityka zwalczania dyskryminacji, czy istnieje procedura zgłaszania nieprawidłowości. W przypadku małej firmy odpowiedź na takie pytania to często po prostu brak formalnego dokumentu i to również może być odpowiedzią. Lista sprawdzająca nie wymusza opracowania zasad, które jeszcze nie istnieją; służy do inwentaryzacji tego, co już istnieje.
Dlaczego dane dotyczące energii wymagają największej pracy
Wypis z KvK można pobrać w kilka minut i pozostaje ważny przez kilka miesięcy. Dane dotyczące energii i paliwa działają inaczej: mają charakter sezonowy, zmieniają się z roku na rok i są rozproszone w wielu rachunkach. Firma z własnym parkiem pojazdów boryka się na przykład z paragonami za paliwo, umową leasingu i czasami oddzielnym rozliczeniem karty ładowania. Ci, którzy zbierają te dane dopiero w momencie otrzymania listy sprawdzającej, tracą tam dużo czasu, więcej niż na samym wypełnianiu listy sprawdzającej.
Pomaga zbieranie tych danych raz w roku w ustalonym momencie, niezależnie od tego, która lista sprawdzająca znajduje się na tym etapie. W ten sposób zawsze dostępna jest aktualna roczna liczba, zamiast konieczności ponownego kontaktowania się z dostawcą energii przy każdym nowym żądaniu. jak VSME odnosi się do innych list sprawdzających zawiera przegląd danych, które pojawiają się częściej, oraz tych, które dotyczą tylko tego konkretnego standardu.
Co nie musisz standardowo dostarczać
Kwestionariusz VSME rzadko wymaga w praktyce w pełni certyfikowanego raportu lub audytu zewnętrznego; nie pasuje to również do dobrowolnego charakteru normy. Wewnętrzne szczegóły finansowe, które nie są bezpośrednio związane ze zrównoważonym rozwojem lub pracownikami, zwykle również nie powinny znaleźć się w tego typu liście. Jeśli zastanawiasz się, czy konkretne pytanie rzeczywiście pasuje do VSME, wskazane jest sprawdzenie tego w stosunku do oficjalnej definicji normy lub bezpośredniego postawienia pytania odbiorcy, który sporządził listę.
Aktualność i możliwość ponownego wykorzystania
Ponieważ dane energetyczne zmieniają się co roku, a dane dotyczące przedsiębiorstwa, takie jak liczba pracowników, również mogą się zmienić, warto zanotować dla każdego dokumentu ostateczną datę przydatności: kiedy ta liczba musi zostać ponownie sprawdzona. Zapobiega to dostarczeniu oświadczenia przy następnym kwestionariuszu, które tymczasem już nie jest aktualne. na kilka pytań, aby sprawdzić, które kwestionariusze są istotne dla Twojej firmy daje wstępne wskazanie, czy VSME będzie prawdopodobnie pojawiać się w Twojej sytuacji i jak często.
Skąd pochodzą te dane i jak są łączone w jedną odpowiedź, wyjaśniono na stronie dotyczącej sposobu łączenia odpowiedzi. W ten sposób pozostajesz przejrzysty co do tego, który dokument źródłowy stoi za każdą odpowiedzią, nawet jeśli odbiorca pyta o to później.
Chcesz najpierw uzyskać ogólny obraz sytuacji Twojej firmy, zanim zaczniesz gromadzić dokumenty? Wykonaj bezpłatną szybką ocenę lub przeczytaj inne tematy w najczęściej zadawanych pytaniach dotyczących kwestionariuszy odbiorców.