Für einen VSME-Fragebogen benötigen Sie normalerweise drei Arten von Unterlagen: Daten zu Ihrem Energieverbrauch und Ihren Emissionen, Ihre Basisdaten als Unternehmen (KvK-Auszug, Anzahl der Arbeitnehmer, Umsatz) und gegebenenfalls bereits vorhandene Richtlinien zu Nachhaltigkeit oder Personal. VSME steht für Voluntary SME Standard, einen freiwilligen Berichtsstandard für kleinere Unternehmen, der neben der umfangreicheren Nachhaltigkeitsberichterstattung für börsennotierte Unternehmen entwickelt wurde. Kunden nutzen den VSME-Fragebogen, um in ihrer eigenen Berichterstattung zeigen zu können, was in ihrer Lieferkette passiert, ohne dass Sie selbst einen vollständigen Nachhaltigkeitsbericht erstellen müssen.
Das Detail, das bei VSME am häufigsten zu Verzögerungen führt, ist nicht die Richtlinie, sondern die Zahlen. Energie- und Emissionsdaten kommen nicht aus einem einzigen Dokument, sondern müssen aus Rechnungen, Zählerständen und manchmal aus Daten eines Leasingunternehmens oder Transportunternehmens zusammengestellt werden. Wer diese Daten nicht regelmäßig dokumentiert, muss bei jedem neuen Fragebogen erneut im Postfach oder beim Energieversorger nachsuchen.
Welche Unterlagen kehren am häufigsten zurück
Die Grundlage eines VSME-Fragebogens besteht normalerweise aus einem KvK-Auszug, einer Angabe zur Anzahl der Arbeitnehmer (oft in Vollzeitäquivalenten), dem Jahresumsatz und einer kurzen Beschreibung der Geschäftstätigkeiten. Dies sind Daten, die Sie auch für andere Fragebögen verwenden und die sich wenig ändern. Darüber hinaus wird nach Energieverbrauch gefragt, normalerweise aufgeschlüsselt nach Strom, Gas und Treibstoff für Fahrzeuge. Diese Daten werden oft mit den Begriffen Scope 1 und Scope 2 verknüpft, wobei Scope 1 die direkten Emissionen aus eigenen Quellen wie ein Firmenfahrzeug betrifft und Scope 2 die Emissionen, die mit eingekaufter Energie wie Strom verbunden sind. Was genau unter Scope 3 fällt und ob das für Ihr Unternehmen relevant ist, unterscheidet sich je nach Fragebogen und je nach Kunde; der offizielle Text des betreffenden Standards gibt dafür die Definition.
Viele VSME-Listen fragen auch nach Richtlinien: Haben Sie einen Verhaltenskodex, gibt es eine Richtlinie gegen Diskriminierung, gibt es eine Whistleblower-Regelung. Für ein kleines Unternehmen ist die Antwort auf solche Fragen oft einfach, dass es kein formelles Dokument gibt, und das kann auch eine Antwort sein. Ein Fragebogen erzwingt nicht, dass Sie Richtlinien entwickeln, die es noch nicht gibt; er erfasst, was vorhanden ist.
Warum die Energiedaten die meiste Arbeit erfordern
Ein KvK-Auszug wird in wenigen Minuten heruntergeladen und bleibt monatelang gültig. Energie- und Treibstoffdaten funktionieren anders: Sie sind saisonal bedingt, sie ändern sich pro Jahr und sind über mehrere Rechnungen verteilt. Ein Unternehmen mit eigenem Fuhrpark hat beispielsweise mit Tankquittungen, einem Leasingvertrag und manchmal einer separaten Ladepass-Abrechnung zu tun. Wer diese Daten erst sammelt, wenn der Fragebogen ankommt, verliert darin die meiste Zeit, mehr als beim Ausfüllen des Fragebogens selbst.
Es hilft, diese Daten einmal pro Jahr zu sammeln, zu einem festen Zeitpunkt, unabhängig davon, welcher Fragebogen zu diesem Zeitpunkt vorliegt. Auf diese Weise steht immer eine aktuelle Jahreszahl bereit, anstatt dass Sie bei jeder neuen Anfrage erneut dem Energieversorger hinterherlaufen müssen. wie VSME im Verhältnis zu anderen Fragebögen steht bietet einen Überblick darüber, welche Daten häufiger vorkommen und welche nur bei diesem spezifischen Standard gelten.
Was Sie normalerweise nicht bereitstellen müssen
Ein VSME-Fragebogen fragt in der Praxis selten nach einem vollständig zertifizierten Bericht oder einer externen Prüfung; das passt auch nicht zum freiwilligen Charakter des Standards. Auch interne Finanzdetails, die nicht direkt mit Nachhaltigkeit oder Mitarbeitern zu tun haben, gehören normalerweise nicht in diese Art von Liste. Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Frage zu VSME passt, ist es ratsam, das anhand der offiziellen Beschreibung des Standards zu überprüfen oder die Frage direkt dem Auftraggeber zu stellen, der die Liste erstellt hat.
Aktualität und Wiederverwendbarkeit
Da sich Energiedaten jährlich ändern und Unternehmensdaten wie die Anzahl der Mitarbeiter sich ebenfalls verändern können, ist es sinnvoll, für jedes Dokument ein Verfallsdatum einzutragen: wann dieses Datenmaterial neu überprüft werden muss. Das verhindert, dass Sie bei der nächsten Frageliste eine Erklärung einreichen, die inzwischen nicht mehr stimmt. in ein paar Fragen sehen, welche Fragenlisten für Ihr Unternehmen relevant sind gibt einen ersten Anhaltspunkt, ob VSME für Ihre Situation wahrscheinlich wieder auftaucht, und wie oft.
Woher diese Daten stammen und wie sie zu einer Antwort zusammengestellt werden, wird erläutert auf der Seite darüber, wie die Antworten zusammengestellt werden. So bleibt für Sie transparent, welches Quelldokument hinter welcher Antwort liegt, auch wenn ein Auftraggeber später danach fragt.
Möchten Sie sich zunächst einen allgemeinen Überblick verschaffen, bevor Sie Dokumente zu sammeln beginnen? Machen Sie die kostenlose Quick-Scan oder lesen Sie die anderen Themen in den am häufigsten gestellten Fragen zu Fragenlisten von Auftraggebern.