VSME-kysymyslomakkeelle tarvitset yleensä kolmea asiakirjatyyppiä: tiedot energiankulutuksestasi ja päästöistäsi, yrityksen perustiedot (KvK-ote, työntekijöiden määrä, liikevaihto) ja mahdollisesti olemassa olevaa kestävyyteen tai henkilöstöön liittyvää politiikkaa. VSME tarkoittaa Voluntary SME Standard -standardia, vapaaehtoista raportointistandardia pienemmille yrityksille, joka on kehitetty suurempien julkisesti noteerattujen yhtiöiden kestävyysraportoinnin rinnalle. Ostajat käyttävät VSME-kysymyslomaketta osoittaakseen omassa raportoinnissaan, mitä tapahtuu heidän toimitusketjussaan, ilman että sinun tarvitsee laatia täydellistä kestävyysraporttia.
Yksityiskohta, joka VSME-standardissa aiheuttaa eniten viivytyksiä, ei ole politiikka vaan luvut. Energia- ja päästötiedot eivät tule yhdestä asiakirjasta, vaan ne on koottava laskuista, mittareista ja joskus vuokraamo- tai kuljetusyrityksen tiedoista. Kuka näitä tietoja ei systemaattisesti seuraa, joutuu joka kerta uuden kysymyslomakkeen kanssa etsimään postilaatikosta tai energiantoimittajalta.
Mitkä asiakirjat palautuvat useimmin
VSME-kysymyslomakkeen perusta koostuu yleensä KvK-otteesta, työntekijöiden määrän ilmoituksesta (usein kokoaikaisina), vuotuisesta liikevaihdosta ja lyhyestä kuvaus liiketoiminnasta. Nämä ovat tietoja, joita käytät myös muissa kysymyslomakkeissa ja jotka muuttuvat vähän. Lisäksi kysytään energiankulutuksesta, yleensä jaoteltuna sähköön, kaasuun ja ajoneuvojen polttoaineisiin. Nämä tiedot yhdistetään usein termeihin laajuus 1 ja laajuus 2, joissa laajuus 1 tarkoittaa omista lähteistä peräisin olevaa suoraa päästöä, kuten yrityksesi autosta, ja laajuus 2 ostettuun energiaan liittyvää päästöä, kuten sähköä. Se, mitä laajuus 3 tarkalleen ottaen sisältää ja onko se relevanttia yrityksellesi, vaihtelee kysymyslomakkeen ja ostajan välillä; asianmukaisen standardin virallinen teksti antaa sille määritelmän.
Lisäksi monet VSME-lomakkeet kysyvät politiikasta: onko sinulla käytännesääntö, onko sinulla syrjintää vastaan oleva politiikka, onko sinulla ilmiantoväylä. Pienelle yritykselle vastaus tällaisiin kysymyksiin on usein yksinkertaisesti se, että muodollista asiakirjaa ei ole, ja sekin voi olla vastaus. Kysymyslomake ei pakota sinua luomaan politiikkaa, jota ei vielä ole; se inventoi mitä on olemassa.
Miksi energiatiedot vaativat eniten työtä
KvK-ote ladataan muutamassa minuutissa ja se pysyy voimassa useita kuukausia. Energia- ja polttoainetiedot toimivat toisin: ne ovat kausittaisia, ne muuttuvat vuosittain ja ne on hajallaan useissa laskuissa. Yrityksellä, jolla on oma ajoneuvorekka, on esimerkiksi tekemisissä tankkikuitteina, vuokrasopimuksena ja joskus erillisen latauskortin selvityksenä. Kuka kerää nämä tiedot vasta silloin kun kysymyslomake saapuu, käyttää siihen eniten aikaa, enemmän kuin kysymyslomakkeen täyttämiseen itsessään.
Se auttaa kerätä nämä tiedot kerran vuodessa, kiinteällä hetkellä, riippumatta siitä, mikä kysymyslomake silloin on käsillä. Näin sinulla on aina ajantasainen vuosiluku valmiina eikä sinun tarvitse joka uuden pyynnön yhteydessä huntua energiantoimittajan perässä. kuinka VSME suhteuttuu muihin kysymyslomakkeisiin antaa yhteenveto siitä, mitkä tiedot palautuvat useammin ja mitkä kuuluvat vain tähän spesifiin standardiin.
Mitä sinun ei tarvitse toimittaa vakiona
VSME-kyselylomake ei käytännössä usein pyydä täysin sertifioitua raporttia tai ulkopuolista auditointia; se ei myöskään sovi standardin vapaaehtoisen luonteen kanssa. Myös sisäiset taloudelliset tiedot, jotka eivät suoraan liity kestävyyteen tai työntekijöihin, eivät yleensä kuulu tämän tyyppisiin luetteloihin. Jos epäilete, sopiiko tietty kysymys VSME:hen, on suositeltavaa tarkistaa se standardin virallisen määritelmän perusteella tai esittää kysymys suoraan sille ostajalle, joka on laatinut luettelon.
Ajankohtaisuus ja uudelleenkäytettävyys
Koska energiatiedot muuttuvat vuosittain ja yrityksen tiedot, kuten työntekijöiden lukumäärä, voivat myös muuttua, on järkevää merkitä jokaiselle asiakirjalle viimeinen käyttöpäivä: milloin tämä luku on tarkistettava uudelleen. Näin vältät sen, että seuraavan kyselylomakkeen yhteydessä toimitat selvityksen, joka ei enää ole oikea. muutamalla kysymyksellä näet, mitkä kyselylomakkeet ovat relevantteja yrityksellesi antaa ensimmäisen käsityksen siitä, onko VSME todennäköisesti olennainen tilanteellesi ja kuinka usein.
Missä nämä tiedot ovat peräisin ja miten ne kootaan yhdeksi vastaukseksi, on selitetty sivulla, joka käsittelee vastausten kokoamista. Näin pysyy sinulle selväksi, mikä lähdeasiakirja on kunkin vastauksen takana, vaikka ostaja myöhemmin siitä kyselee.
Haluatko ensin saada yleiskuvan siitä, mitä yrityksellesi on olennaista, ennen kuin alat kerätä asiakirjoja? Tee ilmainen pika-analyysi tai lue muita aiheita usein kysytyistä kysymyksistä ostajien kyselylomakkeista.