Til et VSME-spørgeskema har du normalt brug for tre slags dokumenter: data om dit energiforbrug og emissioner, dine grundoplysninger som virksomhed (HR-udskrift, antal medarbejdere, omsætning) og eventuelt eksisterende politik omkring bæredygtighed eller personale. VSME står for Voluntary SME Standard, en frivillig rapporteringsstandard for mindre virksomheder, der er udviklet parallelt med den større bæredygtighedsrapportering for børsnoterede virksomheder. Kunder bruger VSME-spørgeskemaet til at kunne vise i deres egen rapportering, hvad der foregår i deres forsyningskæde, uden at du selv skal udarbejde en fuldstændig bæredygtighedsrapport.
Den detalje, der oftest forårsager forsinkelser ved VSME, er ikke politikken, men tallene. Energi- og emissionsdata kommer ikke fra ét dokument, men skal sammensættes ud fra fakturaer, aflæsninger og nogle gange data fra et leasingselskab eller fragtmand. Hvis man ikke systematisk holder styr på disse data, skal man ved hver nyt spørgeskema igen søge i indbakken eller kontakte energileverandøren.
Hvilke dokumenter kommer hyppigst tilbage
Grundlaget for et VSME-spørgeskema består typisk af en HR-udskrift, en angivelse af antal medarbejdere (ofte i fuldtidsstillinger), årsomsætningen og en kort beskrivelse af virksomhedens aktiviteter. Det er data, du også bruger til andre spørgeskemaer, og som ændrer sig mindre. Derudover bliver der spurgt om energiforbrug, normalt opdelt efter elektricitet, gas og brændstof til køretøjer. Disse data kædes ofte sammen med begrebet scope 1 og scope 2, hvor scope 1 vedrører direkte emissioner fra egne kilder, såsom en firmabil, og scope 2 emissioner, der er forbundet med indkøbt energi, såsom elektricitet. Hvad der præcist falder under scope 3, og om det er relevant for din virksomhed, varierer afhængigt af spørgeskemaet og kunden; den officielle tekst i den relevante standard giver definitionen heraf.
Desuden spørger mange VSME-skemaer til politik: har du en etikkodeks, findes der politik mod diskriminering, er der en whistleblower-ordning. For en lille virksomhed er svaret på sådanne spørgsmål ofte ganske enkelt, at der ikke er nogen formel dokumentation, og det kan også være et svar. Et spørgeskema tvinger dig ikke til at udarbejde politik, der ikke allerede eksisterer; det opregner, hvad der findes.
Hvorfor energidataene kræver mest arbejde
En HR-udskrift downloades på få minutter og forbliver gyldig i flere måneder. Energi- og brændstofdata fungerer anderledes: de er sæsonbestemte, de ændrer sig år for år, og de er fordelt på flere fakturaer. En virksomhed med en egen bilflåde har for eksempel at gøre med tankkvitteringer, en leasingkontrakt og nogle gange en separat opladningskortkonto. Hvis man først samler disse data, når spørgeskemaet ankommer, går det meste tid der, mere end ved selve udfyldelsen af spørgeskemaet.
Det hjælper at samle disse data én gang om året, på et fast tidspunkt, uafhængigt af, hvilket spørgeskema der på det tidspunkt foreligger. På den måde har du altid et aktuelt årtal klar, i stedet for at skulle kontakte energileverandøren igen ved hver ny anmodning. hvordan VSME forholder sig til andre spørgeskemaer giver et overblik over, hvilke data der kommer hyppigere tilbage, og hvilke som kun høres til denne specifikke standard.
Hvad du ikke standardmæssigt behøver at levere
Et VSME-spørgeskema beder i praksis sjældent om en fuldstændigt certificeret rapport eller en ekstern revision; det passer heller ikke til standardens frivillige karakter. Interne finansielle detaljer, der ikke direkte har med bæredygtighed eller medarbeidere at gøre, hører som regel heller ikke hjemme i denne type liste. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et specifikt spørgsmål passer til VSME, er det tilrådeligt at kontrollere det mod standardens officielle beskrivelse eller stille spørgsmålet direkte til den afnemer, der har udarbejdet listen.
Aktualitet og genanvendelighed
Fordi energidata ændres årligt, og virksomhedsdata som antal medarbeidere også kan ændre sig, er det hensigtsmæssigt at notere en seneste holdbarhedsdato for hvert dokument: hvornår skal dette tal kontrolleres igen. Det forhindrer dig i at indsende en erklæring ved næste spørgeskema, som ikke længere er korrekt. i nogle få spørgsmål se, hvilke spørgeskemaer der er relevante for din virksomhed giver en første indikation af, om VSME sandsynligvis vender tilbage for din situation, og hvor ofte.
Hvor disse data kommer fra, og hvordan de samles til ét svar, er forklaret på siden om, hvordan svarene samles. På denne måde forbliver det transparant for dig, hvilken kildedokument der ligger bag hvilket svar, også hvis en afnemer senere spørger til det.
Vil du først få et overordnet billede af, hvad der er på spil for din virksomhed, før du begynder at indsamle dokumenter? Foretag den gratis quick-scan eller læs de andre emner i hyppigst stillede spørgsmål om afnemeres spørgeskemaer.