Para un cuestionario VSME, normalmente necesita tres tipos de documentos: datos sobre su consumo de energía y emisiones, sus datos básicos como empresa (extracto del Registro Mercantil, número de empleados, facturación) y, si procede, política existente sobre sostenibilidad o personal. VSME significa Voluntary SME Standard, un estándar de información voluntario para empresas pequeñas que se desarrolló junto a la información de sostenibilidad más amplia para empresas cotizadas. Los clientes utilizan el cuestionario VSME para poder mostrar en su propia información qué ocurre en su cadena de suministro, sin que usted tenga que elaborar un informe de sostenibilidad completo.
El detalle que más retrasos causa en VSME no es la política sino las cifras. Los datos de energía y emisiones no provienen de un único documento, sino que deben compilarse a partir de facturas, lecturas de contadores y a veces de datos de una empresa de arrendamiento o un transportista. Quien no mantiene estos datos de forma estructurada se ve obligado a buscar en el buzón o ponerse en contacto con el suministrador de energía cada vez que llega un nuevo cuestionario.
Qué documentos aparecen más frecuentemente
La base de un cuestionario VSME suele consistir en un extracto del Registro Mercantil, una indicación del número de empleados (a menudo en ETC), la facturación anual y una breve descripción de las actividades empresariales. Son datos que también utiliza para otros cuestionarios y que cambian poco. Además, se pregunta sobre el consumo de energía, normalmente desglosado en electricidad, gas y combustible para vehículos. Estos datos suelen asociarse con los términos alcance 1 y alcance 2, donde el alcance 1 se refiere a las emisiones directas de fuentes propias, como un vehículo comercial, y el alcance 2 a las emisiones relacionadas con la energía comprada, como la electricidad. Lo que exactamente entra en el alcance 3 y si es relevante para su empresa varía según el cuestionario y según el cliente; el texto oficial de la norma correspondiente proporciona la definición.
Además, muchos cuestionarios VSME preguntan sobre política: ¿tiene un código de conducta, existe política contra la discriminación, existe un mecanismo de denuncia? Para una pequeña empresa, la respuesta a este tipo de preguntas suele ser simplemente que no existe ningún documento formal, y eso también es una respuesta válida. Un cuestionario no obliga a que establezca una política que aún no existe; simplemente inventaría lo que hay.
Por qué los datos de energía requieren más trabajo
Un extracto del Registro Mercantil se descarga en unos minutos y sigue siendo válido durante meses. Los datos de energía y combustible funcionan de manera diferente: son estacionales, cambian cada año y están distribuidos en múltiples facturas. Una empresa con su propio parque de vehículos, por ejemplo, tiene que lidiar con recibos de gasolina, un contrato de arrendamiento y a veces una facturación de tarjeta de carga separada. Quien recopila estos datos solo cuando llega el cuestionario pierde la mayor parte del tiempo en eso, más que en completar el cuestionario en sí.
Ayuda recopilar estos datos una vez al año, en un momento fijo, independientemente de qué cuestionario haya en ese momento. De esta forma siempre tendrá a mano una cifra anual actualizada, en lugar de tener que ponerse en contacto nuevamente con el suministrador de energía en cada nueva solicitud. cómo se relaciona VSME con otros cuestionarios proporciona un resumen de qué datos aparecen con mayor frecuencia y cuáles son exclusivos de este estándar específico.
Qué no tiene que entregar de forma estándar
Una lista de preguntas VSME rara vez solicita en la práctica un informe completamente certificado o una auditoría externa; esto tampoco se ajusta al carácter voluntario del estándar. Tampoco suelen incluirse en este tipo de listas los detalles financieros internos que no están directamente relacionados con la sostenibilidad o los empleados. Si tiene dudas sobre si una pregunta específica se ajusta a VSME, se recomienda verificarlo con la descripción oficial del estándar o dirigir la pregunta directamente al cliente que ha elaborado la lista.
Actualidad y reutilización
Dado que los datos energéticos cambian anualmente y los datos empresariales como el número de empleados también pueden cambiar, es útil anotar una fecha de caducidad máxima para cada documento: cuándo debe verificarse nuevamente esta cifra. Esto evita que en el siguiente cuestionario proporcione una declaración que ya no sea correcta. en un par de preguntas ver qué cuestionarios son relevantes para su empresa da una primera indicación de si VSME probablemente volverá a aparecer en su situación, y con qué frecuencia.
Dónde proceden estos datos y cómo se recopilan en una sola respuesta se explica en la página sobre cómo se recopilan las respuestas. De esta forma, usted conserva la claridad sobre qué documento fuente está detrás de cada respuesta, incluso si un cliente le pregunta al respecto más adelante.
¿Desea obtener primero una visión general de qué le afecta a su empresa antes de empezar a recopilar documentos? Realice el análisis rápido gratuito o lea los otros temas en el preguntas frecuentes sobre cuestionarios de clientes.