com que frequência devo atualizar os meus dados e respostas para manter a informação atual

A atualidade é diferente por campo, não por dossier

Não existe um calendário fixo que se aplique a todos os campos no dossier de cadeia: a frequência de atualização depende do que o campo representa e qual documento de prova o respalda. Dados básicos do Registro Comercial — a designação estatutária, o número de registo, o endereço da sede — raramente mudam e apenas precisam ser atualizados se o próprio registro mudar. Campos que provêm de um certificado ou auditoria, como ISO 9001 ou as medidas de controle da ISO/IEC 27001 Annex A, seguem o período de validade desse certificado: assim que o certificado vencer ou for revisto, a resposta está desatualizada, não antes.

Para números como número de colaboradores e faturação anual a lógica é diferente: estão vinculados a um ano fiscal e, portanto, são substituídos anualmente assim que os números do ano são confirmados — atualizações anteriores não fazem sentido porque ainda não existe um novo facto. Para campos de sustentabilidade no âmbito do módulo básico da VSME aplica-se o mesmo princípio: o módulo foi concebido como relatório anual, portanto a atualização de dados subjacente segue esse ciclo. O dossier em si não impõe um prazo; apresenta por resposta a data do documento de prova subjacente, para que o empresário veja por si mesmo qual resposta necessita de uma nova versão antes de confirmar.

O momento da revisão resulta da fonte, não de uma regra fixa

Esta lógica não resulta de um artigo único que prescreva "uma vez por ano", mas da natureza dos regulamentos subjacentes: a Lei do Registro Comercial de 2007 estabelece uma obrigação de alteração em caso de mudanças factuais, não um prazo periódico de revisão; o módulo básico da VSME do EFRAG e a CSRD (diretiva (UE) 2022/2464) foram concebidos em torno do ano fiscal; e um certificado em conformidade com a ISO/IEC 27001 tem um período de validade fixo determinado pelo organismo certificador que o emite. Quem relata sob a Diretiva NIS2 sobre as dez medidas do artigo 21.º, n.º 2, trabalha com documentos de prova vinculados ao próprio ciclo de segurança, não a uma data de calendário externa.