kui tihti pean oma andmeid ja vastuseid uuendama, et olla ajakohasene

Ajakohasust on erinevad väljad, mitte kogu fail

Ketikahvlil ei ole ühtset kalendrit, mis kehtiks kõigile väljadele: värskendamise sagedus sõltub sellest, mida väli esindab ja milline tõendavaldis selle taga on. Äriregistri põhibits — seaduslik nimetus, registreerimisnumber, äriregistri aadress — muutuvad harva ja neid tuleb uuendada alles siis, kui registreering ise muutub. Väljad, mis tulevad sertifikaadist või auditist, nagu ISO 9001 või ISO/IEC 27001 lisa A kontrollmeetmeid, nende kehtivusperioodi järgi: niipea kui sertifikaat aegub või läbi vaadatakse, on vastus aegunud, mitte varem.

Arvude puhul nagu töötajate arv ja aastane käive on loogika teistsugune: need on seotud majandusaastaga ja asendatakse seega igal aastal, kui aastaarvud on kinnitatud — varem värskendamine ei ole mõttekas, sest uut fakti veel ei ole. Kestvusväljadel VSME põhimooduli all kehtib sama põhimõte: moodul on loodud aastase aruandlusena, seega alusandmete värskendamine järgib seda tsüklit. Fail ise ei määra ajapiiri; see näitab iga vastuse juures alusolevatest tõendavaldiste kuupäeva, nii et ettevõtja näeb ise, milline vastus vajab uut versiooni, enne kui ta kinnitab.

Ülevaatamise aeg tuleneb allikast, mitte fikseeritud reeglist

See loogika ei tulene ühest artiklist, mis ette kirjutab "kord aastas", vaid aluseks olevate määruste iseloomust: Äriregi­strite seadus 2007 näeb ette muudatuskohustust tegelike muutuste korral, mitte perioodilist ülevaatamise tähtaega; EFRAG VSME põhimoodul ja CSRD (direktiiv (EL) 2022/2464) on koostatud majandusaasta ümber; ja ISO/IEC 27001 sertifikaat omab kindlat kehtivusperioodi, mille määrab väljastav sertifitseerimisasutus. Kes NIS2 direktiivi alusel artikli 21 lõike 2 kümne meetme kohta aruandab, kasutab tõendavaldiseid, mis on seotud oma turvasükliga, mitte välise kalendrikuupäevaga.